一,、查檔范圍及細則

（一）非開放檔案查詢：向醫(yī)學(xué)院各部（處）,、學(xué)院（系）,、下屬部門等提供查檔服務(wù),。

1、部門歸檔檔案僅限本部門利用，如因工作需要查閱其他部門檔案，須經(jīng)歸檔部門審批方可查閱,。

2、黨委,、校長辦公會會議記錄須經(jīng)歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案館領(lǐng)導(dǎo)審批,，由機要秘書來館查閱。

3,、財務(wù)檔案僅限于財務(wù)處查閱,，其他人員未經(jīng)財務(wù)處同意不得查閱。

4,、科研檔案由課題組人員出示工作證或身份證等有效證件方可提供查閱服務(wù),。非課題組人員查閱項目檔案時,，須開具單位介紹信并經(jīng)該項目課題組負責(zé)人簽字同意,。

備注：戶籍證明請聯(lián)系學(xué)校武保處辦理。

（二）開放檔案查詢：向社會大眾提供已開放檔案的公開利用,。

（三）學(xué)籍檔案查詢：學(xué)生本人持有效證件查閱,，若代他人辦理，還須出示委托書及被委托人有效證件,。

1,、提供學(xué)生本人在校期間錄取名冊（提供錄取年、省份）,、成績單,、登記表、畢業(yè)分配,、實驗原始記錄,、培養(yǎng)手冊、答辯決議書,、四六級（提供考試年份）等相關(guān)檔案查詢,。

2、經(jīng)歸檔部門同意可查閱與查檔人相關(guān)的獲獎,、休退復(fù)轉(zhuǎn),、獎學(xué)金等材料。

3,、經(jīng)過財務(wù)處審批并提供憑單號,，可查閱、復(fù)制學(xué)生繳費憑單,。

4,、經(jīng)研究生院審核同意可查詢學(xué)位申請表,、評閱意見書等。

備注：學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞郵寄,、學(xué)生政審請聯(lián)系學(xué)生指導(dǎo)委員會辦理,。

（三）相關(guān)認證核實：向公證處、用人單位等核實學(xué)習(xí),、工作相關(guān)材料,。

憑借單位介紹信、查檔人和被查檔人有效身份證件及授權(quán)書,，上傳待核實材料,，可核實被查檔人學(xué)歷學(xué)位成績單，僅在線回復(fù)是否屬實,。

備注：中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)）可出具2001年以來學(xué)歷和2008年9月以后學(xué)位的權(quán)威中英文認證,。

（四）檔案證明開具：提供畢業(yè)證明、歸檔證明,、科研歸檔證明的開具,。

二、查檔須知

1,、中華人民共和國公民和單位因經(jīng)濟建設(shè),、國防建設(shè)、教學(xué)科研和其他工作的需要利用檔案館未開放檔案的,，應(yīng)憑有效證件,、單位介紹信等提出申請，經(jīng)同意后方可利用,。公民個人憑本人有效身份證件,，可以申請利用記載本人有關(guān)的涉及民生的未開放檔案。代辦還需帶好委托書及代辦人身份證等有效證件,。

2,、館藏檔案原則上不外借（特別是原件）。若有特殊需要必須外借時應(yīng)提出外借申請,，經(jīng)歸檔部門和檔案館審批后,，方可辦理出借手續(xù)。珍貴檔案需要分管領(lǐng)導(dǎo)審批,。

3,、對已經(jīng)數(shù)字化的檔案、資料,，僅向查檔者提供電子查閱,。珍貴檔案不提供紙質(zhì)檔案查閱、復(fù)印及外借,。

4,、涉及機密,、秘密、個人隱私等檔案一律不外借和查閱,。需要專人專查,，并經(jīng)過審批。

5,、開放檔案信息的網(wǎng)上查閱僅限校園網(wǎng)范圍利用,。

6、任何單位和個人未經(jīng)同意不得以任何形式公布檔案館檔案,。

7,、在利用檔案過程中有違反《檔案法》等法律法規(guī)規(guī)定行為的，依法追究當事人責(zé)任,。

三,、查檔方式

（一）校內(nèi)用戶：醫(yī)學(xué)院協(xié)同辦公平臺（OA）、檔案館網(wǎng)站,、交醫(yī)檔案微信公眾號均可登陸一站式服務(wù)平臺預(yù)約辦理,。

（二）校外用戶（含在校生）：通過檔案館網(wǎng)站、交醫(yī)檔案微信公眾號注冊登錄一站式服務(wù)平臺預(yù)約辦理,。

（三）現(xiàn)場查檔：查檔人攜帶有效身份證件在接待時間到館查檔（建議乘坐公共交通）,。

1,、查檔時間：周一至周五（非國定節(jié)假日）上午8：30~11:00,，下午13:30~16:00。寒暑假辦理時間另行通知,。

2,、查檔電話：021-63846590-776409

3、查檔地點：上海市重慶南路280號西1三樓檔案館管理利用室

上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院檔案館

2024年5月16日