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創(chuàng)“新”實踐，用“心”服務--檔案館順利完成2019年度畢業(yè)研究生歸檔工作
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又是一年畢業(yè)季，2019屆畢業(yè)研究生歸檔工作已接近尾聲。每年的5月中旬到六月中旬，是歸檔高峰期，但與往年不同，今年檔案館正式啟用了“醫(yī)學院研究生歸檔系統(tǒng)”，實現(xiàn)了醫(yī)學院在線歸檔工作全覆蓋，為畢業(yè)生提供了更高效、便捷的歸檔服務，歸檔工作現(xiàn)場秩序井然，得到了畢業(yè)歸檔學生的贊許。截至6月中旬，檔案館接待畢業(yè)生近1300名，已完成了95%的畢業(yè)生歸檔工作，共接收、整理案卷2500余卷。
醫(yī)學院檔案館一直以來，以圍繞學校中心工作，服務廣大師生為宗旨，用熱情的服務，真心的付出，勤思求變，創(chuàng)新實踐，為每位到館的師生校友提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務，以創(chuàng)新求發(fā)展，以服務樹品牌。
以信息化手段，助力檔案工作創(chuàng)新實踐。“上海交通大學醫(yī)學院研究生歸檔系統(tǒng)”實現(xiàn)了畢業(yè)生自主網(wǎng)上信息著錄及檔案館線上預審核，突破了時空限制；改變了原來現(xiàn)場填寫的流程，大大縮短了現(xiàn)場歸檔的時間，提高了接待效率；系統(tǒng)通過抓取信息項自動生成相應的案卷標題和檔號等內(nèi)容，減少了原來的手工著錄和編制檔號的時間，提高了檔案的整理及入庫效率；該系統(tǒng)的上線，是檔案館向畢業(yè)生提供便捷服務的創(chuàng)新實踐，也為“醫(yī)學院數(shù)字檔案館”學生數(shù)據(jù)庫的建設及智慧檔案服務積累基礎數(shù)據(jù)。
以周到用心服務，提升檔案服務質(zhì)量。充分準備，為保證新系統(tǒng)上線的穩(wěn)定運行，檔案館在上線前對系統(tǒng)的各個模塊功能進行了反復測試，確保使用過程中的通暢。為保障歸檔工作順利進行，檔案館專門配備了電腦、打印機等設備，方便學生自助利用，使學生來館一次即可完成歸檔，減少來回奔波。多方宣傳，結合歷年歸檔實際和今年線上系統(tǒng)的歸檔流程，制作了詳細的歸檔指導PPT，并在檔案館、研究生院及教務處網(wǎng)站主頁多方發(fā)布，同時得到學指委、團委的大力支持，在微信公眾號上推送，廣泛宣傳，讓畢業(yè)生充分了解歸檔流程和所需材料準備。周到服務，在歸檔高峰期，檔案館日平均接待量為60人次，最高日接待量超過150人次。現(xiàn)場接待，做到耐心細致地對待每一位來館學生；為保證畢業(yè)生來館即可歸檔，檔案館在五月、六月，每天中午安排老師值班，專門負責接待畢業(yè)生歸檔，高峰時期延長下班時間，接待好每位到館歸檔的學生。在整個畢業(yè)研究生歸檔工作中，檔案館始終以飽滿的熱情和高度的責任感為學生提供優(yōu)質(zhì)服務。
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