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又是一年畢業(yè)季,，2019屆畢業(yè)研究生歸檔工作已接近尾聲,。每年的5月中旬到六月中旬，是歸檔高峰期,，但與往年不同,，今年檔案館正式啟用了“醫(yī)學(xué)院研究生歸檔系統(tǒng)”，實現(xiàn)了醫(yī)學(xué)院在線歸檔工作全覆蓋,，為畢業(yè)生提供了更高效,、便捷的歸檔服務(wù)，歸檔工作現(xiàn)場秩序井然，得到了畢業(yè)歸檔學(xué)生的贊許,。截至6月中旬,，檔案館接待畢業(yè)生近1300名，已完成了95%的畢業(yè)生歸檔工作,，共接收,、整理案卷2500余卷。
醫(yī)學(xué)院檔案館一直以來,，以圍繞學(xué)校中心工作,，服務(wù)廣大師生為宗旨，用熱情的服務(wù),，真心的付出,，勤思求變，創(chuàng)新實踐,，為每位到館的師生校友提供優(yōu)質(zhì),、高效的檔案服務(wù)，以創(chuàng)新求發(fā)展,，以服務(wù)樹品牌,。
以信息化手段，助力檔案工作創(chuàng)新實踐,?！吧虾＝煌ù髮W(xué)醫(yī)學(xué)院研究生歸檔系統(tǒng)”實現(xiàn)了畢業(yè)生自主網(wǎng)上信息著錄及檔案館線上預(yù)審核，突破了時空限制,；改變了原來現(xiàn)場填寫的流程,，大大縮短了現(xiàn)場歸檔的時間，提高了接待效率,；系統(tǒng)通過抓取信息項自動生成相應(yīng)的案卷標題和檔號等內(nèi)容,，減少了原來的手工著錄和編制檔號的時間，提高了檔案的整理及入庫效率,；該系統(tǒng)的上線,，是檔案館向畢業(yè)生提供便捷服務(wù)的創(chuàng)新實踐，也為“醫(yī)學(xué)院數(shù)字檔案館”學(xué)生數(shù)據(jù)庫的建設(shè)及智慧檔案服務(wù)積累基礎(chǔ)數(shù)據(jù),。
以周到用心服務(wù),，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。充分準備,，為保證新系統(tǒng)上線的穩(wěn)定運行,，檔案館在上線前對系統(tǒng)的各個模塊功能進行了反復(fù)測試，確保使用過程中的通暢,。為保障歸檔工作順利進行,，檔案館專門配備了電腦,、打印機等設(shè)備，方便學(xué)生自助利用,，使學(xué)生來館一次即可完成歸檔,，減少來回奔波。多方宣傳,，結(jié)合歷年歸檔實際和今年線上系統(tǒng)的歸檔流程,，制作了詳細的歸檔指導(dǎo)PPT，并在檔案館,、研究生院及教務(wù)處網(wǎng)站主頁多方發(fā)布,，同時得到學(xué)指委、團委的大力支持,，在微信公眾號上推送,，廣泛宣傳，讓畢業(yè)生充分了解歸檔流程和所需材料準備,。周到服務(wù),，在歸檔高峰期，檔案館日平均接待量為60人次,，最高日接待量超過150人次?，F(xiàn)場接待，做到耐心細致地對待每一位來館學(xué)生,；為保證畢業(yè)生來館即可歸檔,，檔案館在五月、六月,，每天中午安排老師值班,，專門負責(zé)接待畢業(yè)生歸檔，高峰時期延長下班時間,，接待好每位到館歸檔的學(xué)生,。在整個畢業(yè)研究生歸檔工作中，檔案館始終以飽滿的熱情和高度的責(zé)任感為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),。
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