各部（處）、學(xué)院（系）、下屬部門:
檔案、史料、實物是記載醫(yī)學(xué)院歷史、弘揚辦學(xué)傳統(tǒng)、傳承校園文化的重要載體。2025年醫(yī)學(xué)院即將由黃浦校區(qū)搬遷至浦東校區(qū)，請各部門在搬遷整理過程中，做好借閱檔案的歸還，同時高度重視歷史遺留文書、史料和實物的保護性收集，確保有價值的文書、史料和實物在搬遷過程中的不遺留、不損壞、不遺失。
一、借閱檔案歸還
學(xué)校已入庫的館藏檔案搬遷由檔案館負責(zé)。為了確保檔案實體安全和信息安全，保證后續(xù)檔案館搬遷工作的順利進行，請各部門在搬遷整理過程中認真核查本部門借閱的檔案，及時聯(lián)系檔案館并辦理歸還手續(xù)。
如因工作需要，確實需要借閱實體檔案的，請在檔案館完成館藏搬遷后，再聯(lián)系檔案館辦理實體檔案借出利用登記。
二、文書檔案收集
各部門要高度重視本部門遺留文書檔案的收集、整理及歸檔工作。安排專人對散漏文件進行梳理和清點，根據(jù)本部門的歸檔范圍和保管期限表，確認散漏文件是否重復(fù)歸檔及是否具有保存價值。經(jīng)審核，確需向檔案館歸檔的文件材料，部門要確保文件材料的齊全、完整、準確，并形成歸檔移交清單。部門應(yīng)按照《上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院檔案年度歸檔工作指南（2024年修訂）》的要求進行規(guī)范整理、組卷，及時向檔案館移交歸檔。歸檔的紙質(zhì)文件應(yīng)為原件，同時提交與紙質(zhì)文件配套的電子文件；歸檔的照片、音像等材料應(yīng)附相關(guān)說明（包括拍攝時間、主要內(nèi)容、主要人物等關(guān)鍵信息）。
三、實物史料征集
為做好校區(qū)搬遷中重要實物史料的保護，留存交醫(yī)歷史記憶，檔案館向全校各部處及全體師生開展實物史料的征集。征集范圍包括并不限于全面反映醫(yī)學(xué)院各個歷史階段形成并保存的能見證學(xué)校發(fā)展，具有重大意義、代表性和保存價值的實物史料等。例如：歷屆學(xué)生的學(xué)習(xí)筆記、畢業(yè)照片、畢業(yè)文憑等，各個時期本校自編教材、講義、教具、儀器設(shè)備，學(xué)校早期制發(fā)的具有歷史價值和紀念意義的印章、校徽、校標、獎狀（獎杯、獎牌），反映學(xué)校不同時期風(fēng)貌的老照片、帶有學(xué)校印記的史料實物等。實物史料無法判斷價值的，可聯(lián)系檔案館協(xié)同鑒定，有歷史價值的移交檔案館保存，凡有意捐贈實物史料的個人將獲得一份捐贈證書。
四、聯(lián)系方式
借閱檔案歸還： 63846590-776409
文書檔案收集： 63846590-776413
實物史料征集： 63846590-776390
截止時間：2025年9月30日之前
周一到周五上午8:30-11:00，下午1:30-16:30
地 址：上海市重慶南路280號西1舍三樓檔案館
各部門在搬遷過程中遇到檔案管理相關(guān)問題，請及時與檔案館聯(lián)系。檔案館將竭誠為大家服務(wù)！
上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院檔案館
2025年5月31日
