一,、歸檔依據(jù)：

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法和高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,、《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令）和《上海交通大學(xué)關(guān)于電子文件網(wǎng)上收發(fā)文登記,、網(wǎng)上預(yù)立卷和遠(yuǎn)程歸檔工作的暫行管理辦法》,、《上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院檔案管理辦法》,、《上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院電子文件歸檔暫行管理辦法》等相關(guān)檔案管理實(shí)施法規(guī),、條例,、規(guī)章制度作為依據(jù)，制定上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院檔案館歸檔指南,。

二,、歸檔范圍：

上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院從事教學(xué)、科研,、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字,、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄都屬于歸檔范圍,。具體應(yīng)包括：黨群類檔案,、行政類檔案、教學(xué)類檔案,、科研類檔案,、基本建設(shè)類檔案、儀器設(shè)備類檔案,、出版物類檔案,、外事類檔案、財(cái)會(huì)類檔案,、聲像類檔案,、實(shí)物類檔案,、人物類檔案。具體歸檔范圍可參見各部門歸檔范圍和保管期限,。

三,、歸檔要求：

1、負(fù)責(zé)相關(guān)門類檔案歸檔的院各部,、處,、中心和各院、系,、所等單位均為檔案的立卷部門,，應(yīng)根據(jù)本單位歷年文件材料形成規(guī)律編制案卷類目，分類歸口立卷,。

2,、各歸檔部門兼職檔案員是本部門歸檔工作的直接責(zé)任人，應(yīng)在平時(shí)工作中及時(shí)做好部門文件材料的積累和網(wǎng)上收發(fā)文登記工作,。

3,、保證電子版文件預(yù)立卷與紙質(zhì)文件組卷的同步完成，內(nèi)容一致,。做到紙質(zhì)文件預(yù)立卷和網(wǎng)上預(yù)立卷的案卷標(biāo)題一致,、卷內(nèi)文件的標(biāo)題與電子文件標(biāo)題一致、紙質(zhì)文件與電子文件全文信息一致,。保證紙質(zhì)文件與電子文件登記的完整性和準(zhǔn)確性,，保證電子文件正文掛載的可識(shí)別性，發(fā)文掛載電子文檔,，收文掛載掃描文件,。

4、兼職檔案員在進(jìn)行收發(fā)文網(wǎng)上登記的同時(shí),，應(yīng)對(duì)文件材料的開放情況進(jìn)行鑒定和著錄,。對(duì)于涉及學(xué)生、教師個(gè)人隱私的文件信息,，以及學(xué)校管理工作中的涉密內(nèi)容,，可不在網(wǎng)上進(jìn)行文件材料登記和網(wǎng)上歸檔，直接采用紙質(zhì)文件歸檔,，其電子信息或數(shù)字化信息采用報(bào)盤形式一并向檔案館移交,。

6、各類檔案按照一事一卷,、按問題組卷的原則,，對(duì)網(wǎng)上已登記的文件材料進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)立卷，并依據(jù)責(zé)任者、事由和文種三要素?cái)M寫預(yù)立卷標(biāo)題,。

7,、聲像檔案按照一個(gè)主題一個(gè)檔號(hào)的原則，并依據(jù)內(nèi)容,、時(shí)間,、地點(diǎn)、人物擬寫主題,，主題下包括一個(gè)或多個(gè)內(nèi)容,。聲像載體材料按類型分為照片、錄音制品,、錄像制品,、幻燈片、磁盤,、影視膠片,、縮微膠片、光盤,、硬盤等,，對(duì)多載體合成及有相配套文字材料的檔案應(yīng)注明參見號(hào)。

8,、每年的6月底各歸檔部門必須完成上一年度網(wǎng)上預(yù)立卷文件的在線歸檔,，提交檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)室進(jìn)行審核后，隨即將與之配套的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行整理歸檔,。裝訂成冊(cè)后,，請(qǐng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審定與兼職檔案員共同在案卷最后一頁的備考表上簽章。各類檔案必須辦理移交手續(xù),。辦理移交手續(xù)時(shí)填寫移交目錄一式二份，兼職檔案員與檔案館各執(zhí)一份備查,。

9,、科研、基建項(xiàng)目檔案,，在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔,；“三重”檔案（重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng),、重要會(huì)議）應(yīng)即時(shí)收集,，及時(shí)歸檔；教學(xué)檔案應(yīng)在次年年底前歸檔,。電子文件即時(shí)移交,。

10、實(shí)物檔案一般于部門獲得實(shí)物后兩月之內(nèi)向檔案館移交，并提供與實(shí)物相關(guān)的歸檔信息,，如：實(shí)物來源,、獲得時(shí)間、所屬年代等,。由檔案管理人員進(jìn)行組卷歸檔,。