一、 確定保管期限：

立卷時能否正確區(qū)分文件的不同價值對案卷質量和檔案鑒定工作都有直接影響,。

保管期限指根據文件材料的重要程度,，分為三種長短不同的保管時間,，以便于將來工作的利用,、史志的編寫等,。

1,、 永久保管：即無限期保管,，這部分材料是能反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的,，對我校的建設和歷史研究有長遠利用價值的；

2,、 長期保管：保管期限為16—50年,。凡是反映機關一般工作活動，在較長時間內對本部門工作有查考利用價值的文件材料,；

3,、 短期保管：在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件。

二,、 組卷：

組卷的要求包括卷內文件的排列,、標題的擬寫等工作。

1,、 卷內文件的排列：

（1） 每一份文件的排列順序是正本（如有附件必須附上）,、文稿紙、草稿（如為無修改的打印稿則不必附上）,；

（2） 有關同一問題的一本案卷,，按批復在前，報告（請示）在后的順序排列,。如有關評選先進的,，將評選結果的決定、批復放在首項,，然后是推薦材料,，最后是評選先進的通知；如為召開會議的,，上級同意召開該會的批復放在首項,，然后按照會議的議程進行文件的排列；

（3） 如為相類似的內容列為一卷的,，即卷內的文件性質相同,，按照文號的先后排列，如任免文件的,，或是上級下發(fā)的,，又或是本部門下發(fā)的要求其它部門和下級機關執(zhí)行的，各種事務性的通知等文件,；

2,、 案卷標題擬寫：

擬寫標題的三要素：作者,、問題、文種,。標題字數（包括標點符號）需控制在50字以內,；

（1） 作者：置于標題之首，如《交大醫(yī)學院院辦關于……》,、《市衛(wèi)生局,、交大醫(yī)學院關于……》，如作者太多可以用“等”表示,，如《市教委,、交大醫(yī)學院等關于……》；

（2） 問題：單一問題的案卷標明相關內容,，如《關于***等*位同志任職的……》,；多個問題的案卷將較重要的文件內容標明，字數太多則用“等”來表示,，如《關于學習**講話,、貫徹**文件等事宜的……》；關于會議的案卷標明會議名稱,，如《關于第九次黨代會的……》,；

（3） 文種：即標出卷內所有的文種名稱，如《關于……等的通知》,、《關于……等事宜的批復,、報告、通知》,；

（4） 如遇有時間性的文件材料,，如報表、計劃,、總結等,，則要標出年度，如《交大醫(yī)學院黨委二OO四年工作計劃,、總結,、大事記》、《二OO四年交大醫(yī)學院統計報表》,，年度一定要標完整，不得含糊,；

3,、 案卷的編目工作：包括編制頁碼、卷內文件目錄的輸入,、備考表的填寫等,。

（1） 頁碼的編制：頁碼的位置是每頁正面的右上角,，反面的左上角，要強調的是：

A,、 凡是有字的（包括只有圖章的）頁面都要敲頁號,；

B、 貼上的小紙條要再加敲一個號碼,，有幾張就要敲幾個號,，不能遺漏，如文件傳閱單,，領導閱后簽過字的要敲上頁號,，空白的就去除；

（2） 其它的檢查事項：在敲頁號前請再檢查以下幾個方面：

A,、 文稿上的印章是否完整,，漏掉的需補齊；

B,、 文件的附件是否完整,，排列順序是否正確；

C,、 傳真件最好在收到時就復印好歸入案卷宗,，以保證字跡的清晰完整；

D,、 如遇推薦材料等,，請將推薦材料按照正本文件上名字的排列順序排列。

（3） 卷內文件目錄請至醫(yī)學院檔案館進行計算機輸入,；

（4） 經檔案館檢查無誤后裝訂,，兼職檔案員在備考表上簽上姓名（立卷人欄）、日期,，帶回交部門負責人檢查后簽名（檢查人欄）,。

4、 檔案移交：由檔案館,、部門兼職檔案員核點清楚后,，雙方在移交單上簽名，檔案館,、部門兼職檔案員各執(zhí)一份以備核查,。

三、 即時及時歸檔：

醫(yī)學院有關重要項目,、重大活動,、重大事件等產生的檔案要及時、即時歸檔，即在項目,、活動,、事件結束后的一個月內完成歸檔工作。