中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)
檔案著錄規(guī)則
Bibliographical description for archives

中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

檔案著錄規(guī)則

DA/T18-1999
(代替GB/T3792.5-85)

中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局1999-05-31批準(zhǔn)　　1999-12-01實(shí)施

1 范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了單份或一組文件、一個(gè)或一組案卷的著錄項(xiàng)目、著錄格式、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄用文字、著錄信息源及著錄項(xiàng)目細(xì)則。
　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各類檔案的著錄。對(duì)于某些內(nèi)容和形式極其特殊的檔案，可遵照本標(biāo)準(zhǔn)制定細(xì)則。
　　本標(biāo)準(zhǔn)不包括以全宗和類別為對(duì)象的著錄，也不包括目錄組織的方法。

2 引用標(biāo)準(zhǔn)

　　下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過(guò)在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
　　GB/T3792.1-1983 文獻(xiàn)著錄總則
　　GB/T7156-1987 　文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼
　　GB/T9704-1988 　國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式
　　GB/T15418-1994　檔案分類標(biāo)引規(guī)則
　　GB/T3860-1995 　文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則
　　DA/T1-1992　　　檔案工作基本術(shù)語(yǔ)
　　DA/T19-1999 　　檔案主題標(biāo)引規(guī)則

3 定義

　　本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
3.1 著錄
　　在編檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。［DA/T1中5]
3.2 著錄項(xiàng)目
　　揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。包括題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)。
3.3 條目
　　又稱款目，檔案著錄的結(jié)果，是反映文件或案卷內(nèi)容和形式特征的著錄項(xiàng)目的組合。
3.4 著錄格式
　　著錄項(xiàng)目在條目中的排列順序及其表達(dá)方式。
3.5 檔案目錄
　　按照一定的次序編排而成的條目匯集，是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。

4 著錄項(xiàng)目

　　檔案著錄項(xiàng)目共分七項(xiàng)，每項(xiàng)分若干著錄單元(小項(xiàng))。
4.1 題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)
4.1.1 正題名
4.1.2 并列題名＊
4.1.3 副題名及說(shuō)明題名文字＊
4.1.4 文件編號(hào)＊
4.1.5 責(zé)任者
4.1.6 附件＊
4.2 稿本與文種項(xiàng)
4.2.1 稿本＊
4.2.2 文種＊
4.3 密級(jí)與保管期限項(xiàng)
4.3.1 密級(jí)＊
4.3.2 保管期限＊
4.4 時(shí)間項(xiàng)
4.5 載體形態(tài)項(xiàng)
4.5.1 載體類型＊
4.5.2 數(shù)量及單位＊
4.5.3 規(guī)格＊
4.6 附注與提要項(xiàng)
4.6.1 附注＊
4.6.2 提要＊
4.7 排檢與編號(hào)項(xiàng)
4.7.1 分類號(hào)
4.7.2 檔案館代號(hào)＊
4.7.3 檔號(hào)
4.7.4 電子文檔號(hào)
4.7.5 縮微號(hào)
4.7.6 主題詞或關(guān)鍵詞
4.8 4.1～4.7中有“＊”號(hào)者為選擇著錄項(xiàng)目或單元(小項(xiàng))。

5 著錄用標(biāo)識(shí)符

5.1 為識(shí)別各著錄項(xiàng)目、單元(小頂）及其內(nèi)容，添加如下規(guī)定的標(biāo)識(shí)符。
　　－　置于下列各著錄項(xiàng)目之前：
　　　　稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)。
　　＝　置于并列題名之前。
　　：　置于下列各著錄單元之前：
　　　　副題名及說(shuō)明題名文字，文件編號(hào)、文種、保管期限、數(shù)量及單位、規(guī)格。
　　／　置于第一個(gè)責(zé)任者之前。
　　；　置干多個(gè)文件編號(hào)之間、多個(gè)責(zé)任者之間。
　　，　用于相同職責(zé)、身份省略時(shí)的責(zé)任者之間或同一責(zé)任者的不同職責(zé)、身份之間。
　　＋　置于每一個(gè)附件之前。
　　[]　置于下列著錄內(nèi)容的兩端：
　　　　自擬著錄內(nèi)容、文件編號(hào)中的年度、責(zé)任者省略時(shí)的“等”字。
　　()　置于下列著錄內(nèi)容的兩端：
　　　　責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職責(zé)或身份、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原文、中國(guó)責(zé)任者時(shí)代、歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日轉(zhuǎn)換后的公元紀(jì)年。
　　？　用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“[]”號(hào)配合使用。
　　- 　用于下列著錄內(nèi)容之間：
　　　　日期起止和檔號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)各層次之間。
　　…　用于節(jié)略內(nèi)容。
　　□　用于每一個(gè)殘缺文字和未考證出時(shí)間的每一數(shù)字。未考證出的責(zé)任者及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“□”號(hào)。
5.2 著錄用標(biāo)識(shí)符使用說(shuō)明
5.2.1 除“題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)”外，各項(xiàng)目連續(xù)著錄時(shí)，其前均冠“．—”。如遏回行，不可省略該標(biāo)識(shí)符。但各項(xiàng)目另起段落著錄時(shí)則可省略該標(biāo)識(shí)符。
5.2.2 “．—”符占兩格，在回行時(shí)不應(yīng)拆開；“；”和“，”各占一格，前后均不再空格。
5.2.3 如某個(gè)項(xiàng)目缺少第一個(gè)單元(小項(xiàng)）時(shí)，應(yīng)將現(xiàn)位于首位的單元原規(guī)定的標(biāo)識(shí)符改為“．—”。
5.2.4 凡重復(fù)著錄一個(gè)項(xiàng)目或單元時(shí)，其標(biāo)識(shí)符也需重復(fù)。
5.2.5 不著錄的項(xiàng)目或單元，其標(biāo)識(shí)符應(yīng)連同該項(xiàng)目或單元一并省略。

6 著錄條目格式

6.1 段落符號(hào)式條目格式

　　分類號(hào)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　檔案館代號(hào)
　　檔　號(hào)　　　　　　　　電子文檔號(hào)　　　　　　　縮　微　號(hào)
　　正題名＝并列題名：副題名及說(shuō)明題名文字：文件編號(hào)／責(zé)任者
　　+附件.—稿本：文種.—密級(jí)：保管期限.—時(shí)間.—載體類型：
　　數(shù)量及單位：規(guī)格.—附往
　　　　提要
　　主題詞或關(guān)鍵詞

　　段落符號(hào)式條目格式將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落。第一段落中分類號(hào)、檔號(hào)分別置于條目左上角的第一、二行，檔案館代號(hào)、縮微號(hào)分別置于條目右上角第一、二行，電于文檔號(hào)置于第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號(hào)齊頭處依次著錄題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)，密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注項(xiàng)，回行時(shí)，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時(shí)與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞或關(guān)鍵詞，各詞之間空一格。
6.2 表格式條目格式
　　實(shí)際工作需要使用表格式條目時(shí)，其著錄項(xiàng)目應(yīng)與6.1相同，其排列順序可參照6.1。
6.3 無(wú)論著錄對(duì)象為單份文件、單個(gè)案卷還是一組文件或一組案卷，均按6.1或6.2格式依次著錄。
6.4 著錄條目的形式為卡片式時(shí)，卡片尺寸一般為12.5cm×7.5cm，著錄時(shí)卡片四周均應(yīng)留1cm空隙，如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。

7 著錄用文字

7.1 著錄用文字必須規(guī)范化。
7.2 漢字應(yīng)使用規(guī)范化的簡(jiǎn)化漢字。外文與少數(shù)民族文字應(yīng)依照其文字規(guī)則書寫。
7.3 文件編號(hào)項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)中的數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
7.4 圖形及符號(hào)應(yīng)照錄，無(wú)法照錄的可改為其它形式的相應(yīng)內(nèi)容，并加“[]”號(hào)。

8 著錄信息源

8.1 著錄信息來(lái)源于被著錄的檔案。
8.2 單份或一組文件著錄時(shí)主要依據(jù)文頭、文尾。
8.3 一個(gè)或一組案卷著錄時(shí)主要依據(jù)案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。
8.4 被著錄檔案本身信息不足時(shí)，參考其它有關(guān)的檔案資料。

9 著錄項(xiàng)目細(xì)則

9.1 題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)
9.1.1 題名
　　題名，又稱標(biāo)題、題目，是表達(dá)檔案中心內(nèi)容、形式特征的名稱。
9.1.1.1 正題名
　　a)正題名是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封面上的題目。正題名照原文著錄。
　　b)單份文件沒有題名，依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名，并加“[ ]”號(hào)。示例見附錄A1。
　　c)單份文件的題名不能揭示內(nèi)容時(shí)，原題名照錄，井根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“[ ]”號(hào)。
　　例：通知[共青團(tuán)中央關(guān)于紀(jì)念一.二九的通知]
　　示例又見附錄A9。
　　d)單份文件的題名過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí)，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部份，節(jié)略內(nèi)容用“……”號(hào)表示。
　　e)案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過(guò)于冗長(zhǎng)時(shí)，一般應(yīng)重新擬寫，將原題名修改好后再著錄。
9.1.1.2 并列題名
　　并列題名是以第二種語(yǔ)言文字書寫的與正題名對(duì)照并列的題名，必要時(shí)井列題名與正題名一并著錄，并列題名前加“＝”號(hào)。示例見附錄A14。
9.1.1.3 副題名及說(shuō)明題名文字
　　副題名是解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄，正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí)，副題名不必著錄。
　　說(shuō)明題名文字是指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說(shuō)明文字。必要時(shí)說(shuō)明題名文字照原文著錄。
　　副題名及說(shuō)明題名文字前加“：”號(hào)。
　　例：國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式：中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)
　　示例又見附錄A5、A6、A16、A17。
9.1.2 文件編號(hào)
9.1.2.1 文件編號(hào)是文件制發(fā)過(guò)程中由制發(fā)機(jī)關(guān)，團(tuán)體或個(gè)人賦予文件的順序號(hào)。文件編號(hào)包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等。
9.1.2.2 文件編號(hào)除年度用“[]”號(hào)外，其余照原文字符號(hào)抄錄，其前加“：”號(hào)。
　　例1： ：中發(fā)[1980]16號(hào)
　　例2： ：GB／T 13968一92
9.1.2.3 聯(lián)合發(fā)文或檔案上有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，一般只著錄一個(gè)文件編號(hào)，但立檔單位的文件編號(hào)必須著錄。若著錄多個(gè)文件編號(hào)，中間用“；”號(hào)隔開。
9.1.2.4 檔案室一般應(yīng)著錄文件編號(hào)。
9.1.3 責(zé)任說(shuō)明
　　責(zé)任說(shuō)明著錄責(zé)任者，必要時(shí)著錄職責(zé)或身份(職務(wù)、職稱等)。
　　責(zé)任者，也稱作者，是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。
9.1.3.1 責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，照原文著錄，其前加“/”號(hào)。
9.1.3.2 責(zé)任者有多個(gè)時(shí)，著錄列居首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，其余視需要著錄。被省略的責(zé)任者用“[等]”表示。第一個(gè)責(zé)任者之前加“/”號(hào)，責(zé)任者之間以“；”號(hào)相隔。多個(gè)責(zé)任者具有同一職責(zé)或身份又必須著錄時(shí)，可將職責(zé)或身份置于最末一個(gè)責(zé)任者后的“（）”號(hào)中，責(zé)任者之間以“，”號(hào)相隔。同一責(zé)任者有多個(gè)職責(zé)或身份又必須著錄時(shí)，可將多個(gè)職責(zé)或身份置于責(zé)任者后的“()”中，職責(zé)或身份之間以“，”相隔。
　　例 1：/國(guó)家計(jì)委；國(guó)家科委；國(guó)家檔案局
　　例 2：/徐昌霖(編劇，導(dǎo)演)；舒適，項(xiàng)堃，上官云珠(主演) 陳歌辛(作曲)
9.1.3.3 機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者
　　a)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡(jiǎn)稱。
　　例1：／中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)
　　　　 ／中共中央
　　例2：／中華人民共和國(guó)外交部
　　　　 ／外交部
　　例3：／中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部
　　　　 ／科技部
　　例4：／河北省人民政治協(xié)商會(huì)議
　　　　 ／河北省政協(xié)
　　以上不應(yīng)簡(jiǎn)稱為“中央”、本部”、科委”、省政協(xié)”。
　　b)歷代政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者，著錄時(shí)其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“( )”號(hào)。
　　例1：／(清)內(nèi)閣
　　例2：／(民國(guó))外交部
9.1.3.4 個(gè)人責(zé)任者
　　a)個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱或其它職責(zé)，并加“( )”號(hào)。
　　例：／陳毅(外交部長(zhǎng))
　　b)文件所署個(gè)人責(zé)任者有多種職務(wù)時(shí)，只著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)。
　　例：／毛澤東(中共中央主席)
　　　　／毛澤東(國(guó)家主席)
　　　　／毛澤東(中央軍委主席)
　　c)清代及其以前的個(gè)人責(zé)任者應(yīng)冠以朝代名稱，并加“( )”號(hào)。
　　例：／(清)李鴻章
　　d)少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者稱謂各民族有差異，著錄時(shí)，應(yīng)依照該民族的署名習(xí)慣著錄。
　　e)外國(guó)責(zé)任者，姓名前應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國(guó)名簡(jiǎn)稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。必要時(shí)著錄姓氏原文和名的縮寫。國(guó)別、姓氏原文和名的縮寫均加“( )”號(hào)。
　　例1：(蘇)斯大林(CTA. ЛИН,И.В.)
　　例2：(美)愛因斯但(Einstein，A.)
9.1.3.5 文件所署責(zé)任者為別名、筆名時(shí)，均照原文著錄，但應(yīng)將其真實(shí)名稱附后，并加“( )”號(hào)。
　　例1：／白芳渠(中共中央北方局)
　　例2：／茅盾(沈雁冰)
9.1.3.6 未署責(zé)任者的文件，應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者，并加“[]”號(hào)；考證無(wú)結(jié)果時(shí)，以三個(gè)“□”代之。
9.1.3.7 文件責(zé)任者不完整時(shí),應(yīng)照原文著錄,將考證出的完整責(zé)任者附后，并加“[ ]”號(hào)。
　　例：／周[周恩來(lái)]
9.1.3.8 文件責(zé)任者有誤，仍照原文著錄，但應(yīng)考證出真實(shí)責(zé)任者附后，并加“[ ]”號(hào)。
　　例：／王國(guó)央[王國(guó)英]
9.1.3.9 考證出的責(zé)任者根據(jù)不足時(shí)，在其后加“？”，一并著錄于“[ ]”號(hào)。
　　例：／[張治中？]
9.1.4 附件
　　a)附件是指文件正文后的附加材料，只著錄附件題名，其前冠“+”號(hào)。
　　b)文件正文后有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄各附件題名，各附件題名前均冠以“+”號(hào)。如附件題名過(guò)長(zhǎng)，也可簡(jiǎn)略，其節(jié)略內(nèi)容用“…”號(hào)表示，自擬附件題名加“[ ]”號(hào)。示例見附錄A3、A10。
　　c)若附件題名具有獨(dú)立檢索意義時(shí)，亦可另行著錄條目，但應(yīng)在附注項(xiàng)中加以說(shuō)明。示例見附錄A11。
9.2 槁本與文種項(xiàng)
9.2.1 稿本
　　稿本是指檔案文件的文稿、文本和版本。稿本項(xiàng)依實(shí)際情況著錄為草稿、定槁、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖、正本、副本、原版、試行本、修訂本、影印本、各種文字本等，其前加“．—”號(hào)。
9.2.2 文種
　　文種是指文件種類的名稱。文種項(xiàng)依實(shí)際情況著錄為命令、決議、指示、通知、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要、說(shuō)明書、協(xié)議書、鑒定書、任務(wù)書、判決書、國(guó)書、照會(huì)、誥、敕、奏折等，其前加“：”號(hào)。
9.3 密級(jí)與保管期限項(xiàng)
9.3.1 密級(jí)
　　密級(jí)是指文件保密程度的等級(jí)。
9.3.1.1 密級(jí)按GB/T7156一1987第4章文獻(xiàn)保管等級(jí)代碼表劃分為六個(gè)級(jí)別，名稱與代碼如下：

9.3.1.2 密級(jí)一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄，對(duì)已升、降、解密的文件，應(yīng)著錄新的密級(jí)，公開級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)可不著錄。密級(jí)前加“.—”號(hào)。
9.3.2 保管期限
　　保管期限是指根據(jù)檔案價(jià)值確定的檔案應(yīng)該保存的時(shí)間，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
　　保管期限一般按案卷組成時(shí)所定保管期限著錄，其前加“：”號(hào)，若已更改的，應(yīng)著錄新的保管期限。
9.4 時(shí)間項(xiàng)
　　時(shí)間項(xiàng)視不同著錄對(duì)象，分為文件形成時(shí)間、卷內(nèi)文件起止時(shí)間等，其前均加“.—”號(hào)。
9.4.1 文件形成時(shí)間
　　一般公私文書、信札為發(fā)文時(shí)間，決議、決定、命令、法令、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例等法規(guī)性文件為通過(guò)或發(fā)布時(shí)間，條約、合同、協(xié)議為簽署時(shí)間，技術(shù)評(píng)審證書、技術(shù)鑒定證書、轉(zhuǎn)產(chǎn)證書為通過(guò)時(shí)間，獲獎(jiǎng)證書、發(fā)明證書、專利證書為頒發(fā)時(shí)間，科研試驗(yàn)報(bào)告、學(xué)術(shù)論文為發(fā)表時(shí)間，工程施工圖、產(chǎn)品加工圖為設(shè)計(jì)時(shí)間，竣工圖為繪制時(shí)間，原始試驗(yàn)記錄、測(cè)定檢驗(yàn)數(shù)據(jù)為記錄時(shí)間等。
9.4.2 時(shí)間項(xiàng)一律用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1-4位數(shù)表示年，第5-6位數(shù)表示月，第7-8位數(shù)表示日。
　　例1：.—19810824
　　例2：.—19891201
9.4.3 歷史檔案中的朝代紀(jì)年、農(nóng)歷、地支代月、韻目代日，應(yīng)照原文著錄，同時(shí)將換算好的公元紀(jì)年附后，并加“()”號(hào)。
　　例：.—清乾隆10年9月26日(17451021)
9.4.4 沒有形成時(shí)間的文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式特征等考征出形成時(shí)間后著錄，并加“［］”號(hào)。
　　例：.—［19520110］
9.4.5 文件時(shí)間不完整或部分時(shí)間字跡不清時(shí)，仍著錄原時(shí)間，原時(shí)間中缺少或字跡不清部分以“□”補(bǔ)之，再將考證出的時(shí)間附后，并加“［］”號(hào)。
　　例1：.—1945□□□□［19450815］
　　例2：.—□□□□1209［19691209］
　　例3：.—19□□□204［193□1204］
9.4.6 文件時(shí)間記載有誤或有疑義時(shí)，仍照原文著錄，再將考證出時(shí)間附后，并加“［］”號(hào)。
　　例：.—19500105［19510105］
9.4.7 文件形成時(shí)間考證不出時(shí)，著錄為“.—□□□□□□□□”，亦可著錄文件上的收文時(shí)間、審核時(shí)間、印發(fā)時(shí)間等其它時(shí)間，但應(yīng)在附注項(xiàng)中說(shuō)明。
9.4.8 若考證出的時(shí)間根據(jù)不足時(shí)，在其后加“?”號(hào)，一并著錄于“［］”號(hào)內(nèi)。示例見附錄A A.3。
9.4.9 文件起止日期
　　以一組文件、一卷、一組案卷為對(duì)象著錄一個(gè)條目時(shí)，著錄其中最早和最遲形成的文件的時(shí)間，其間用“-”號(hào)連接。起止時(shí)間的表示，無(wú)論是本年度或跨年度，著錄時(shí)均不能省略年度。
　　例：.—19890107-19891015
9.5 載體形態(tài)項(xiàng)
　　載體形態(tài)項(xiàng)著錄檔案的載體類型標(biāo)識(shí)及檔案載體的物質(zhì)形態(tài)特征。
9.5.1 載體類型
　　檔案的載體類型分為甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤等。以紙張為載體的檔案一般不予著錄，其他載體類型據(jù)實(shí)著錄，其前加“.—”號(hào)。
9.5.2 載體形態(tài)
9.5.2.1 數(shù)量及單位
　　數(shù)量為阿拉伯?dāng)?shù)字，單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位，如“頁(yè)”、“卷”、“冊(cè)”、“張”、“片”、“盒”、“米”等。著錄時(shí)其前加“：”號(hào)。
　　例1：.—15頁(yè)
　　例2：.—唱片：3張
9.5.2.2 規(guī)格
　　規(guī)格指檔案載體的尺寸及型號(hào)等，著錄時(shí)其前加“：”號(hào)。
　　例1：.—縮微平片：2張：105mm×148mm
　　例2：.—錄像磁帶：5盒：3/4英寸
　　例3：.—磁盤：4片：3.5英寸
9.6 附注與提要項(xiàng)
9.6.1 附注項(xiàng)
　　附注項(xiàng)著錄檔案中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)。附注項(xiàng)的內(nèi)容依各項(xiàng)目的順序著錄，項(xiàng)目以外需解釋和補(bǔ)充的列在其后。
　　每一條附注均以“.—”號(hào)分隔。如每一條附注都分段著錄時(shí)，可省略該標(biāo)識(shí)符。各項(xiàng)附注中使用的標(biāo)識(shí)符可與9.1-9.5相一致。
9.6.1.1 各著錄項(xiàng)目中需要注明的事項(xiàng)
　　a)題名附注：注明同一文件的不同題名或其他稱謂。
　　　例：.—題名又稱“工業(yè)三十條”
　　　不同題名的示例又見附錄A A.5。
　　b)責(zé)任者附注：注明考評(píng)出責(zé)任者的依據(jù)和責(zé)任者項(xiàng)未著錄責(zé)任者的數(shù)目或名稱。
　　　例：.—責(zé)任者據(jù)筆跡考證
　　　示例又見附錄A A.14、A.16。
　　c)時(shí)間附注：注明考證出時(shí)間的依據(jù)。若著錄為非文件形成時(shí)間時(shí)，應(yīng)注明為何種時(shí)間。
　　　例：.—時(shí)間為收文時(shí)間
　　　示例又見附錄A A.4、A.13。
　　d)載體形態(tài)附注：注明載體形態(tài)的破損、殘缺、變質(zhì)及字跡褪變等情況。
　　　例：.—中間缺3頁(yè)
　　　示例又見附錄A A.7。
9.6.1.2 著錄項(xiàng)目以外需要注明的事項(xiàng)
　　a)被著錄文件有不同稿本者應(yīng)予注明。示例見附錄A A.2。
　　b)被著錄文件另有其它載體形式者應(yīng)予注明。示例見附錄A A.16、A.17。
　　c)被著錄文件的來(lái)源為捐贈(zèng)、購(gòu)買、交換、復(fù)制、寄存等情況時(shí)應(yīng)予注明。示例見附錄A A5。
　　d)被著錄文件經(jīng)考證為贗品者應(yīng)予注明。
　　e)被著錄文件關(guān)系密切的相關(guān)文件應(yīng)予注明。
　　f)除上述附注內(nèi)容外，需要注明的其它事項(xiàng)。示例見附錄A A.14、A.16、A.18。
9.6.2 提要項(xiàng)
　　提要項(xiàng)是對(duì)文件和案卷內(nèi)容的簡(jiǎn)介，應(yīng)反映其主要內(nèi)容、重要數(shù)據(jù)(包括技術(shù)參數(shù)等)。
　　提要在附注之后另起一段空兩個(gè)漢字位置著錄，一般不超過(guò)200字。提要內(nèi)容依漢語(yǔ)的語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用法著錄。示例見附錄A A.13。
9.7 排檢與編號(hào)項(xiàng)
　　排檢與編號(hào)項(xiàng)是目錄排檢和檔案館、室業(yè)務(wù)注記項(xiàng)。
9.7.1 分類號(hào)
　　分類號(hào)依據(jù)《中國(guó)檔案分類法》和GB/T 15418—1994的有關(guān)規(guī)定著錄，置于條目左上角第一行。
9.7.2 檔案館代碼
　　檔案館代碼依據(jù)《編制全國(guó)檔案館名稱代碼實(shí)施細(xì)則》所賦予的代碼著錄，置于條目右上角第一行。
　　檔案館代碼在建立目錄中心或報(bào)道交流時(shí)必須著錄。
9.7.3 檔號(hào)
　　檔號(hào)是指檔案館、室在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)著錄于條目左上角第二行，與分類號(hào)齊頭。檔號(hào)中各號(hào)之間以“-”號(hào)相隔。
9.7.4 電子文檔號(hào)
　　電子文檔號(hào)是檔案館、室管理電子文件的一組符號(hào)代碼，著錄于條目第二行的中間位置。
9.7.5 縮微號(hào)
　　縮微號(hào)是檔案館、室賦予檔案縮微制品的編號(hào)，著錄于條目右上角第二行，與檔案館代碼齊頭。
9.7.6 主題詞或關(guān)鍵詞
　　主題詞是在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。
　　關(guān)鍵詞是在標(biāo)引和檢索中取自文件題名或正文用以表達(dá)檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。
9.7.6.1 主題詞按照DA/T 19—1999、《中國(guó)檔案主題詞表》及本專業(yè)、本單位的規(guī)范化詞表進(jìn)行標(biāo)引。
9.7.6.2 主題詞或關(guān)鍵詞著錄于附注與提要項(xiàng)之后，另起一行齊頭著錄。各詞之間空一個(gè)漢字位置，一個(gè)詞或詞組不得分作兩行書寫。

附錄A

(提示附錄)

著錄條目實(shí)例