為了適應(yīng)上海檔案事業(yè)發(fā)展需要和上海城市信息化建設(shè)要求,貫徹市委、市政府提出的建設(shè)“數(shù)字上海”的精神，配合上海電子政務(wù)建設(shè)，根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和上海的具體情況，特制定本實(shí)施意見。

上海檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想是：以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，按照上海城市信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和要求，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)一步提高上海檔案信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，為上海改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)提供一流的檔案信息服務(wù)。

上海檔案信息化建設(shè)的原則和方針是：根據(jù)統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、擴(kuò)大利用、標(biāo)準(zhǔn)一致、安全保密的原則，以檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息開發(fā)利用為目標(biāo)，重點(diǎn)突破，務(wù)求實(shí)效，使上海檔案信息化與上海城市建設(shè)和國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展相適應(yīng)。

上海檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)是：按照上海電子政務(wù)總體規(guī)劃要求，實(shí)施電子檔案工程；構(gòu)筑“三網(wǎng)一庫”的上海檔案信息化建設(shè)基本框架；加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)和檔案數(shù)字化建設(shè)，大力開發(fā)和推廣檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)，努力構(gòu)建檔案信息化所必需的標(biāo)準(zhǔn)化體系、安全保障體系、人才隊(duì)伍體系和社會服務(wù)體系，促進(jìn)上海檔案信息化建設(shè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展，力爭使上海檔案信息化建設(shè)總體上達(dá)到國際先進(jìn)水平。

一、按照上海電子政務(wù)總體規(guī)劃要求，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

（一）建設(shè)國際一流水平的上海檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺和檔案信息資源總庫。上海檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)要“三網(wǎng)并進(jìn)”，依托局域網(wǎng)加強(qiáng)檔案利用服務(wù)窗口建設(shè)，依托公務(wù)網(wǎng)加強(qiáng)上海檔案目錄中心建設(shè)，依托因特網(wǎng)加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)。做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、功能完善、安全可靠、利用方便,初步實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化。上海市檔案館新館要成為上海檔案信息化建設(shè)的示范和信息利用中心。

（二）建立檔案計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)。到“十五”期末，上海市各級各類檔案部門都要普遍運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，檔案部門的計(jì)算機(jī)普及率要達(dá)到100%。升級達(dá)標(biāo)的檔案室還必須具備規(guī)范的檔案管理軟件，并與本單位辦公自動化和電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)區(qū)縣檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。區(qū)縣檔案局館要根據(jù)實(shí)際發(fā)展需要，配備和更新必要的信息化設(shè)備，建設(shè)和完善局域網(wǎng)，并納入本區(qū)域的黨委和政府信息管理系統(tǒng)，與區(qū)縣公務(wù)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、政府網(wǎng)站建設(shè)同步，并通過上海市公務(wù)網(wǎng)和上海檔案信息網(wǎng)站與上海市檔案館檔案信息中心互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（四）建設(shè)各市級機(jī)關(guān)和各類檔案館信息共享體系。各市級機(jī)關(guān)，各專業(yè)、部門、企事業(yè)檔案館，要將檔案管理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入本系統(tǒng)、本單位辦公自動化和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，并通過上海市公務(wù)網(wǎng)和上海檔案信息網(wǎng)站與上海市檔案館檔案信息中心互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（五）提高檔案庫房和其他檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的智能化管理程度。檔案館利用頻繁的檔案應(yīng)逐步實(shí)行條形碼管理。

二、加快檔案目錄數(shù)據(jù)建設(shè)，建立上海檔案目錄中心

（一）加快檔案目錄著錄速度，確保檔案目錄著錄的數(shù)量和質(zhì)量。到“十五”期末，全市各級各類檔案部門的檔案都要建立案卷級機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，升級達(dá)標(biāo)單位的檔案部門都要建立文件級機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫。

（二）全市各級各類檔案館的重要全宗檔案和專題文件目錄逐步實(shí)現(xiàn)文件級目錄機(jī)檢，文件級機(jī)讀目錄數(shù)量要逐步超過案卷級目錄條數(shù)。中心城區(qū)的區(qū)檔案館爭取實(shí)現(xiàn)館藏全部文件級目錄機(jī)檢。

（三）建立上海檔案目錄中心。到“十五”期末，上海目錄中心目錄數(shù)據(jù)總數(shù)達(dá)到1000萬條。該中心要成為檔案資源豐富，更新維護(hù)及時，信息交換暢通，查詢服務(wù)便捷的全市檔案目錄查詢和利用的中心。各級各類檔案館建立本地區(qū)、本系統(tǒng)的檔案目錄中心，并通過上海市公務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案目錄資源的共享。

（四）2003年開始，各市級機(jī)關(guān)向市檔案館移交屬于進(jìn)館范圍的檔案時，須同時移交機(jī)讀案卷目錄，2005年開始，須同時移交機(jī)讀文件目錄。

（五）2003年開始，各市級機(jī)關(guān)每年歸檔的案卷和文件，都要在歸檔時，同時向上海檔案目錄中心報(bào)送一套機(jī)讀案卷目錄和機(jī)讀文件目錄。

三、加強(qiáng)檔案全文數(shù)字化建設(shè)，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案信息中心

（一）全市各級各類檔案部門要積極穩(wěn)妥地開展檔案全文數(shù)字化工作，建立高質(zhì)量的檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案信息中心。上海市檔案館要進(jìn)一步完善多媒體全文數(shù)據(jù)庫功能和結(jié)構(gòu)，加快檔案全文數(shù)字化進(jìn)程。至“十五”期末，館藏照片、錄音、錄像檔案全部數(shù)字化，館藏重要全宗和專題文件逐步全文數(shù)字化，全文數(shù)字化數(shù)量將達(dá)1000萬頁。要進(jìn)一步整合檔案信息資源，建設(shè)數(shù)據(jù)倉庫，逐步形成檔案全文信息中心。

（二）建立區(qū)縣檔案館館藏檔案全文數(shù)字化體系。浦東新區(qū)檔案館要在全市率先實(shí)現(xiàn)館藏重要檔案全文數(shù)字化，建設(shè)數(shù)字化檔案應(yīng)用示范基地。閘北、黃浦、長寧、靜安等中心城區(qū)檔案館，以及有條件的專門、部門和企事業(yè)檔案館也要建立多媒體全文數(shù)據(jù)庫及其檔案全文信息中心。

（三）加快機(jī)關(guān)檔案室全文數(shù)字化工作。到“十五”期末，各市級機(jī)關(guān)檔案管理也要逐步建立全文檔案信息管理系統(tǒng)，永久和長期保存的檔案要逐步全文數(shù)字化。2005年開始，有條件的市級機(jī)關(guān)向市檔案館移交檔案時，必須進(jìn)行全文數(shù)字化處理，其數(shù)據(jù)納入上海市檔案館檔案信息資源總庫。

四、加強(qiáng)電子文件歸檔管理和電子檔案接收工作

（一）依據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》要求，制訂《上海市電子公文歸檔與管理辦法》，實(shí)施電子文件歸檔管理與電子檔案工程。各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位檔案部門要按照規(guī)范化要求，開展電子文件歸檔工作，加強(qiáng)分類指導(dǎo)，特別要針對電子文件的特點(diǎn)，進(jìn)一步研究解決保真、保密和保存等問題，使電子文件和紙質(zhì)文件一樣得到科學(xué)保管和有效利用。

（二）加強(qiáng)電子文件歸檔管理的試點(diǎn)，使電子文件歸檔和電子檔案接收工作與上海市電子政務(wù)建設(shè)同步。2003年，在市委宣傳部、市府辦公廳、市民政局、市統(tǒng)計(jì)局、市監(jiān)獄局、華東師范大學(xué)和靜安區(qū)政府等單位進(jìn)行電子文件歸檔及管理試點(diǎn)工作。2004年，在全市推廣電子文件歸檔管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一軟件。

（三）研究和推廣紙質(zhì)文檔與電子文檔“雙軌制”管理模式。從上海檔案工作的實(shí)際出發(fā)，研制《辦公自動化條件下紙質(zhì)文件歸檔管理辦法》，推廣切合上海實(shí)際的文件整理新規(guī)則，進(jìn)一步明確紙質(zhì)文檔管理范圍，使紙質(zhì)文檔和電子文檔管理做到優(yōu)勢互補(bǔ)，聯(lián)系密切，綜合利用。

（四）采用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步完善電子政務(wù)環(huán)境下的電子公文歸檔與接收的運(yùn)行機(jī)制和模式，建立現(xiàn)行電子公文接收、保管和利用中心。上海市檔案館利用公務(wù)網(wǎng)開展現(xiàn)行機(jī)關(guān)電子公文接收工作，制定電子公文網(wǎng)上在線實(shí)時歸檔和報(bào)送制度，構(gòu)建網(wǎng)上電子公文接收平臺，建立電子公文網(wǎng)上查詢和閱覽窗口。

（五）研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法和管理辦法，完成國家檔案局的《電子檔案移交和接收進(jìn)館的技術(shù)與方法》科研項(xiàng)目，開展電子檔案進(jìn)館試點(diǎn)工作并制定電子檔案接收標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法。

五、進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

（一）研制和推廣一批先進(jìn)、實(shí)用的計(jì)算機(jī)輔助檔案管理軟件。按照“加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，促進(jìn)綜合利用，避免盲目發(fā)展”的指導(dǎo)思想和“統(tǒng)一、通用、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、共享”的原則要求，在全市研制和推廣應(yīng)用一批先進(jìn)、實(shí)用的計(jì)算機(jī)輔助檔案管理軟件。

（二）加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的銜接和融合，建立文檔一體的信息管理體系。檔案部門要積極參與本地區(qū)本系統(tǒng)本單位的辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，指導(dǎo)文檔一體化應(yīng)用項(xiàng)目建設(shè)，做好檔案管理系統(tǒng)與電子公文管理系統(tǒng)的銜接。

（三）充分利用和發(fā)揮因特網(wǎng)檔案網(wǎng)站的作用，使因特網(wǎng)檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作，開展檔案信息服務(wù)的窗口。上海市檔案局館網(wǎng)站，既是市政府門戶網(wǎng)站的組成部分，又是上海地區(qū)檔案信息專業(yè)領(lǐng)域的門戶網(wǎng)站。要將上海檔案信息網(wǎng)站建設(shè)成為具有上海特點(diǎn)，檔案特色，國際一流，國內(nèi)領(lǐng)先的網(wǎng)站，為社會提供全方位，多層次，高效率的檔案信息服務(wù)。

（四）至“十五”期末，各區(qū)縣檔案館，各專業(yè)、部門、企事業(yè)檔案館和有條件的專業(yè)主管部門都要建立因特網(wǎng)檔案網(wǎng)站，并不斷加以完善，豐富網(wǎng)站內(nèi)容，有計(jì)劃地開放數(shù)據(jù)庫，向社會提供網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)社會的作用。要逐步增加交互式的網(wǎng)上辦事功能，并與上海市檔案局館網(wǎng)站相鏈接，構(gòu)建上海公共檔案信息網(wǎng)。

（五）加強(qiáng)社區(qū)檔案信息化建設(shè)并與社區(qū)信息化建設(shè)同步。在社區(qū)信息化平臺上研制和推廣全市統(tǒng)一的社區(qū)檔案信息化管理系統(tǒng)，按照上海社區(qū)信息化總體布置，至2005年，全市各街道和大部分居委會以及其他社區(qū)組織的檔案部門都要普及檔案信息化管理系統(tǒng)，提高社區(qū)檔案信息化水平。

（六）加快信用檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步建立信用檔案信息化管理體系。上海市檔案館要建立信用檔案數(shù)據(jù)庫，開辟信用檔案專題目錄的查詢和利用，并指導(dǎo)和幫助相關(guān)部門和企業(yè)建立信用檔案數(shù)據(jù)庫，不斷擴(kuò)大數(shù)據(jù)來源和規(guī)模，擴(kuò)大共享范圍，為全市社會誠信體系的建立提供信用信息數(shù)據(jù)源。

六、 加強(qiáng)檔案信息化保障體系建設(shè)

（一）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。貫徹落實(shí)國家檔案局關(guān)于檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合上海檔案信息化建設(shè)和發(fā)展需要，制定相應(yīng)的地方檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)。“十五”期間，上海檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的主要任務(wù)是：為指導(dǎo)電子文件歸檔及管理工作，制定《電子文件歸檔細(xì)則》、《電子公文和檔案元數(shù)據(jù)管理規(guī)范》等；為配合上海檔案目錄中心建設(shè)，制定《基于XML文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》、《檔案機(jī)讀目錄格式》等；為加強(qiáng)全文數(shù)字化的指導(dǎo)和管理，制定《館藏檔案全文數(shù)字化技術(shù)與方法管理規(guī)范》；為確保電子檔案的接收進(jìn)館，制定《電子檔案移交與接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)》等。同時，研究、制定與這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相配套的管理措施，組織推廣實(shí)施。上海市檔案局將會同上海市信息化委員會和有關(guān)部門對全市檔案部門貫徹檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的情況進(jìn)行專項(xiàng)檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查和評比。

（二）檔案信息安全保障體系建設(shè)。各級檔案部門在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息的失密、泄密。要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的管理；加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理，采取雙機(jī)熱備份等有效技術(shù)和措施，重要數(shù)據(jù)的備份應(yīng)納入上海市信息安全防范與應(yīng)急中心統(tǒng)一的備份系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)安全；做好檔案信息的密級劃分，絕密檔案一律不上網(wǎng)，機(jī)密級以下的檔案信息可上公務(wù)網(wǎng)傳輸或運(yùn)行，可對外公開的檔案信息應(yīng)通過因特網(wǎng)檔案網(wǎng)站提供社會服務(wù)；要利用市公務(wù)網(wǎng)和電子政務(wù)外網(wǎng)統(tǒng)一的數(shù)字認(rèn)證服務(wù)平臺，加強(qiáng)檔案網(wǎng)上利用的身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用的安全；新建或改建的檔案信息系統(tǒng)必須經(jīng)上海市信息安全測評認(rèn)證中心測評合格后，方可投入運(yùn)行。各級檔案部門還應(yīng)落實(shí)信息安全責(zé)任制度，制訂完善的信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，建立精干的應(yīng)急響應(yīng)小組；加強(qiáng)對系統(tǒng)管理員和信息安全員的培養(yǎng)、使用和考核等工作。

（三）檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題在于人才隊(duì)伍建設(shè)。要加大檔案信息化宣傳教育力度，在全市各級各類檔案部門普及檔案信息化知識。全市檔案人員都要接受計(jì)算機(jī)專業(yè)知識培訓(xùn)，并獲得市有關(guān)部門頒發(fā)的計(jì)算機(jī)初級等級考試證書，作為檔案人員任職資格的必備條件之一。要加快培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)所需各類專門人才，引進(jìn)緊缺人才，利用社會力量，構(gòu)筑上海檔案信息技術(shù)人才高地。各級各類檔案館都要逐步配備計(jì)算機(jī)專職人員并接受繼續(xù)教育，獲得市有關(guān)部門頒發(fā)的計(jì)算機(jī)中級等級考試證書。市檔案局將《電子文件管理》課程列入崗位培訓(xùn)必修的內(nèi)容，全市檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育要把信息化及其相關(guān)知識作為每年進(jìn)修內(nèi)容并不得少于規(guī)定課時的20%。

（四）檔案信息化服務(wù)體系建設(shè)。為合理配置有限資源，加快全市各級各類檔案部門信息化建設(shè)步伐，上海市檔案局將在檔案數(shù)字化進(jìn)程等方面，組織力量、加強(qiáng)調(diào)研，成立上海市檔案科研中心，開展檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件測評工作，建立檔案數(shù)字化加工基地，為全市檔案部門提供全文掃描等信息加工服務(wù)，逐步形成科學(xué)、合理的檔案信息化服務(wù)體系。