一、總則

1、根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《上海市檔案條例》之規(guī)定，特制定本規(guī)則。

2、檔案館庫房，是長期保管學校檔案并在一定范圍內(nèi)提供利用的檔案史料中心。

3、檔案庫房管理工作的原則，是維護檔案的完整、準確與安全，便于社會利用和保守國家秘密。

4、檔案庫房管理人員要以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，堅持四項基本原則和社會主義榮辱觀，忠于職守，遵守紀律，熱愛檔案事業(yè)，具備專業(yè)知識，以保證工作任務的順利完成。

二、檔案的接收

1、接收檔案的范圍：

（1） 醫(yī)學院在教學、科研、醫(yī)療和管理以及個人在工作活動中直接形成的各種門類和載體的具有保存價值的檔案和有關資料；

（2） 附屬單位立檔保管滿二十年的永久檔案；

（3） 其他屬于醫(yī)學院檔案館接收和征集的與庫藏檔案有聯(lián)系的各種不同載體的資料。

2、接收檔案的要求：

（1） 入庫的檔案必須符合完整、準確、系統(tǒng)、安全，并按規(guī)定整理好，組卷合理，標題確切，卷內(nèi)目錄與文件材料相符，書寫材料達標；

（2） 各類檔案向庫房移交時，交接雙方必須認真履行交接手續(xù)，根據(jù)檔案移交目錄清單，逐件逐卷清點核對，并在移交目錄上履行簽名手續(xù)；

（3） 入庫的檔案應與案卷目錄相對應，插卷的檔案應及時記入案卷目錄中，以便查考和統(tǒng)計。

3、接收檔案的時間：

（1） 黨政、設備、外事檔案應在每年6月底前將上年度檔案接收入庫；

（2） 教學類檔案應在每年11月底前將上學年檔案接收入庫；

（3） 財會類檔案的綜合性材料入庫時間同黨政類檔案，其余檔案，自形成之日起，由職能部門保管滿2年后，移交檔案館入庫保管；

（4） 科研、基建類檔案在課題研究鑒定、驗收結(jié)束和項目竣工驗收完畢后隨時接收入庫；

（5） 聲像檔案在一項重大活動拍攝錄制完成后即時歸檔入庫；

（6） 向個人征集的檔案隨時接收入庫。

三、檔案的存放

1、案卷的排列應以全宗為單位，按不同的門類、載體、不同年度、組織機構(gòu)排列，并保持相對的穩(wěn)定。

2、入庫的各門類檔案，根據(jù)其形成規(guī)律、內(nèi)容構(gòu)成和形成特點，按照高等學校檔案實體分類法的編制要求，編制檔案號。

3、在同一個全宗內(nèi)，編制的案卷目錄號不得重復。

4、應繪制案卷存放的平面示意圖。

四、檔案庫房的管理

1、基本任務：維護檔案的安全，防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，提供檔案的利用。

2、指定專人管理庫房，非庫房管理人員不得隨意進入庫內(nèi)。

3、庫房內(nèi)備有滅火機，嚴禁吸煙，不準放置易燃易爆危害檔案安全的物品。

4、要做好庫房的防潮、防盜、防塵、防光、防有害氣體等安全措施。

5、庫房管理人員應掌握庫內(nèi)溫濕度變化情況，并及時采取安全措施。

6、庫房內(nèi)應經(jīng)常保持清潔、衛(wèi)生、整齊。

7、庫房管理人員每天下班時要關好門窗，檔案柜均應上鎖。若鑰匙遺失，應報告館領導，及時調(diào)換門鎖。

8、定期組織人員對檔案保管狀況進行全面檢查。做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，采取措施。

9、對庫房內(nèi)的空調(diào)、去濕設備應定期檢修、保養(yǎng)，安全使用電器設備，嚴禁明火裝置。

五、檔案的查閱和借閱

1、認真執(zhí)行《上海市檔案條例》，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，提供服務。

2、查閱或借閱檔案須填寫“查閱檔案登記簿”或“借閱檔案雙聯(lián)單”。

3、外單位法人或個人憑身份證、工作證或者介紹信等合法證明，可以在檔案館查閱已開放的檔案。

4、查閱檔案一般應在檔案館閱覽室閱覽，不準攜帶到其他地方。未經(jīng)同意，不得擅自摘抄、復制，不得翻閱其他與查閱內(nèi)容無關的檔案內(nèi)容。

5、查閱檔案一般僅限于本部門或本課題組的案卷，如確因工作需要查閱其他部門或課題組的檔案，須經(jīng)雙方部門或課題組負責人同意并簽名，方可查閱。

6、上級或醫(yī)學院系統(tǒng)因工作需要調(diào)借檔案，必須持有效的調(diào)借函件，經(jīng)檔案館負責人批準后辦理借出手續(xù)，并按期歸還。外單位組織和個人原則上不能借出檔案材料。

7、借閱檔案應妥善保管，必須專人借，專人用。任何人不準私自拆卷、抽換卷內(nèi)材料，不得涂改、偽造、損毀、丟失檔案。

8、嚴格遵守國家保密規(guī)定，不準泄露檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)有遺失檔案或泄密情節(jié)，必須及時匯報，并依照《檔案法》和《上海市檔案條例》規(guī)定，根據(jù)情節(jié)依法處理。

9、對有密級的檔案、資料和其他物品，未經(jīng)原確定密級的機關、單位或者其上級機關批準，不得復制、摘抄。

10、愛護檔案，保證清潔，維護案卷本來面貌。

11、查閱醫(yī)學院重要的會議記錄，須經(jīng)檔案館負責人批準。

2006年修訂