為了貫徹,、落實《高等學校檔案管理辦法》,，建立健全醫(yī)學院檔案工作領導機制,，把檔案工作納入學院整體發(fā)展規(guī)劃,，強化檔案工作與學院教學,、科研等工作的同步管理,，進一步規(guī)范學院檔案管理工作,，提高檔案服務學院及社會的能力和水平,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,、《高等學校檔案管理辦法》及《上海交通大學檔案工作崗位職責規(guī)范》等法律、法規(guī)和規(guī)章,，結合醫(yī)學院實際,，制定本辦法。

一,、院長檔案工作崗位職責

檔案工作由院長領導,，分管檔案工作的院領導協(xié)助院長負責檔案工作。其主要職責是：

（一）貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法律,、 法規(guī)和方針政策,，批準學院檔案工作的規(guī)章制度；

（二）將檔案工作納入學院整體發(fā)展規(guī)劃,，促進檔案信息化建設與學院其他工作同步發(fā)展,；

（三）建立健全與辦學規(guī)模相適應的學院檔案機構，落實人員編制,、檔案庫房,、發(fā)展檔案事業(yè)所需設備以及經(jīng)費等；

（四）研究決定學院檔案工作中的重要獎懲問題和其他重大問題,。

二,、醫(yī)學院各部處,、學院、中心等單位檔案工作分管領導崗位職責

醫(yī)學院各部處,、學院,、中心等單位必須明確一位領導分管檔案工作，其他分管科研,、教學等方面的領導要協(xié)助分管領導切實做好科研,、教學等方面的檔案工作。

（一）貫徹執(zhí)行國家和學校的檔案工作法規(guī),、政策及規(guī)章,，規(guī)范本部門檔案管理，教育本部門干部職工不斷增強檔案意識,，提高檔案工作水平,；

（二）加強對本部門檔案工作的領導，把檔案工作納入教學,、科研,、黨政管理等分管領導及相關人員（兼職檔案員）的崗位職責，并作為年度工作考核的一項重要內(nèi)容,；

（三）按照紙質(zhì)文件與電子文件同步配套歸檔,、參考性文件以電子文件歸檔為主的歸檔要求，督促本部門兼職檔案人員在次學年六月份前完成年度歸檔工作,，確保歸檔文件的完整性,、準確性和系統(tǒng)性；

（四）各學院（系）分管科研工作的領導,，要加大知識產(chǎn)權保護力度,，督促本院(系)科研辦及其兼職檔案人員，在項目課題組鑒定,、驗收或結題后二個月內(nèi)完成科研項目文件材料向檔案部門移交歸檔,；

(五) 分管教學工作的部處、學院(系)領導,，督促本部門教學管理人員及兼職檔案員,，在次學年寒假前將應歸檔的教學類文件材料向檔案部門歸檔；

（六）保障本部門兼職檔案人員完成檔案工作必需的工作時間和必要的設備,，積極支持兼職檔案人員參加檔案業(yè)務知識學習和崗位技能培訓,；

（七）加強對本部門網(wǎng)上檔案信息利用的安全監(jiān)督，提高本部門兼職檔案人員的檔案工作安全保密意識,；

（八）負責本部門年度歸檔文件的開放鑒定和部門年度歸檔案卷的審核工作,，對部門年度歸檔工作和歸檔文件開放負責。

三,、醫(yī)學院各部門兼職檔案人員檔案工作崗位職責

（一）認真學習,、執(zhí)行國家和學校的檔案工作法規(guī),、政策及規(guī)章，積極參加檔案理論知識學習和崗位業(yè)務技能培訓,；

（二）主動接受醫(yī)學院檔案部門的業(yè)務指導和督促檢查,，確保各類檔案在規(guī)定的時間內(nèi)完成歸檔任務,。

1.醫(yī)學院各部門及兼職檔案員應嚴格遵守,，在次學年六月底前完成年度歸檔工作的規(guī)定；

2.教務部門及其兼職檔案員將應歸檔的教學檔案在次學年寒假前向檔案館移交歸檔,；

3.院(系)科研辦及其兼職檔案人員應在科研項目結題,、驗收或鑒定后二個月內(nèi)，將科研項目應歸檔的文件材料向檔案部門移交歸檔,；

4.基建項目類檔案,，確保在項目竣工后三個月內(nèi)完成歸檔任務；

5.醫(yī)學院各部門從辦公自動化系統(tǒng)（OA）中流轉(zhuǎn)的電子公文以及醫(yī)學院舉行的重大活動,，舉辦的重大會議,，承但的重大項目等產(chǎn)生的“三重檔案”，實行即時歸檔的原則,。

（三）認真編制本部門年度歸檔的預立卷目錄,，負責本部門文件材料的收集、整理和立卷歸檔,，確保歸檔文件材料的完整性,、準確性和系統(tǒng)性；

（四）堅持紙質(zhì)文件與電子文件配套歸檔的工作要求,。憑證性紙質(zhì)文件與電子文件應配套歸檔,，參考性文件則以電子文件歸檔為主。對于非保密文件應認真做好網(wǎng)上收發(fā)文登記工作,，并掛接相應的電子版文件,。凡需要歸檔但沒有電子版的文件須在數(shù)字化之后一并歸檔。對于保密文件應實行脫機報盤歸檔,；

（五）加強案卷整理工作,，努力提高歸檔質(zhì)量 。對本部門年度應歸檔的文件材料編制頁號,、編制卷內(nèi)目錄,、按照“責任者、內(nèi)容,、文種”三要素擬寫案卷標題等,；

（六）負責年度歸檔工作以及歸檔文件的開放鑒定，并將本部門年度歸檔案卷和開放鑒定情況送交本部門分管領導審核,；

（七）嚴格執(zhí)行醫(yī)學院關于網(wǎng)上檔案信息查詢利用的各項規(guī)定,，妥善保管校園網(wǎng)檔案信息查詢利用的用戶名及密碼,。

四、檔案館崗位職責

檔案館既是學校檔案工作的職能管理部門,，又是收集,、保管和向?qū)W校及社會提供檔案信息資源服務的科學文化事業(yè)機構。其主要職責:

（一）宣傳,、貫徹和執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,、《高等學校檔案管理辦法》以及黨和國家有關檔案工作的方針、政策,；

（二）擬定醫(yī)學院檔案工作發(fā)展規(guī)劃,，依法建立、健全學校檔案工作的規(guī)章制度,，負責組織學習宣傳,、貫徹落實和監(jiān)督檢查工作;

（三）加快數(shù)字檔案館建設，創(chuàng)新檔案資源體系和檔案服務體系建設,，不斷提高檔案服務學校及社會的能力和水平;

（四）根據(jù)國家有關檔案資源建設的要求,，按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則，負責醫(yī)學院黨群,、行政,、教學、科研,、基建,、設備、出版,、人物,、外事、聲像,、財會,、實物等門類紙質(zhì)檔案與電子檔案的收集(接收)、整理,、編目,、保管、利用,、鑒定,、銷毀等工作。

（五）制定并組織實施檔案工作年度計劃,，總結年度工作,，編制檔案工作統(tǒng)計年報表;

（六）建立健全醫(yī)學院檔案管理工作網(wǎng)絡，指導醫(yī)學院各部門文件材料的積累、立卷和歸檔工作,，不斷完善各部處,、學院(系)、中心,，年度歸檔工作的考核評估體系,；

（七）加大檔案全文信息開放鑒定及利用力度，為醫(yī)學院各部門對檔案信息資源網(wǎng)上利用提供便利,，努力擴展檔案工作服務學校和社會的功能;

（八）加強新技術在檔案保護工作中的應用,；

（九）做好校史文物、史料的征集,、管理等工作,，為院史館建設做好基礎準備工作，加大檔案編研工作力度,，充分發(fā)揮檔案館的文化教育作用，弘揚醫(yī)學院精神,；

（十）加強檔案工作創(chuàng)新人才培養(yǎng),，組織醫(yī)學院及附屬醫(yī)院專、兼職檔案人員的業(yè)務學習和崗位技能培訓,，積極參加檔案工作的學術交流,。

（十一）認真做好醫(yī)學院檔案工作先進集體、優(yōu)秀檔案工作者的評選活動,；

（十二）完成醫(yī)學院領導交辦的其他工作,。

五、檔案工作獎懲辦法

為切實落實醫(yī)學院檔案工作崗位職責,，規(guī)范醫(yī)學院各部門管理行為,，確保檔案工作與醫(yī)學院其他工作協(xié)調(diào)發(fā)展，實現(xiàn)依法治校與依法治檔,、顯性與隱性管理的有機統(tǒng)一,，醫(yī)學院決定對下列情況給予獎勵或懲處:

（一）每兩年一次開展檔案工作先進個人和集體評比活動。對在檔案收集,、整理,、保護、利用和現(xiàn)代化管理工作中作出顯著成績的,，在檔案學研究及檔案史料研究中作出突出貢獻的和將重要或珍貴檔案捐贈給醫(yī)學院檔案館的個人或集體,，授予醫(yī)學院檔案工作先進個人或先進集體的榮譽稱號，頒發(fā)證書并予以一定的物質(zhì)獎勵,；

（二）對玩忽職守,、造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的行為，對違反保密規(guī)定,，擅自提供,、抄錄、公布,、涂改,、偽造檔案的行為，對擅自出賣,、贈送,、交換檔案、不按規(guī)定歸檔,、拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的行為以及其它違反檔案法律,、法規(guī)或規(guī)章的行為，其直接負責的主管人員和其他責任人員應依法受到處分,。構成犯罪的,，移交司法機關依法追究刑事責任；

（三）檔案工作納入醫(yī)學院對各單位年終工作考核和精神文明單位評比活動,。對有下列情況之一的單位,，不得評為醫(yī)學院年度工作考核優(yōu)秀單位和精神文明單位。

1.連續(xù)兩年不按規(guī)定時間歸檔,；

2.參照部門預立卷目錄和年度工作總結,，連續(xù)兩年歸檔齊全率低于95%;

3.連續(xù)兩年歸檔電子文件和紙質(zhì)文件配套率低于95%;

4.科研檔案：參照科研課題審批及獲獎科研項目目錄，連續(xù)兩年科研項目檔案歸檔率低于90%,；

5.教學檔案：參照畢業(yè)生驗印名冊,，連續(xù)兩年碩博畢業(yè)論文評審材料歸檔率低于100%。

六,、附則

（一）本規(guī)范自發(fā)行之日起執(zhí)行,；

（二）本規(guī)范附屬醫(yī)院參照執(zhí)行。

2016年修訂