為了貫徹、落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，建立健全醫(yī)學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，把檔案工作納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，強(qiáng)化檔案工作與學(xué)院教學(xué)、科研等工作的同步管理，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)院檔案管理工作，提高檔案服務(wù)學(xué)院及社會(huì)的能力和水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》及《上海交通大學(xué)檔案工作崗位職責(zé)規(guī)范》等法律、法規(guī)和規(guī)章，結(jié)合醫(yī)學(xué)院實(shí)際，制定本辦法。

一、院長(zhǎng)檔案工作崗位職責(zé)

檔案工作由院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助院長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作。其主要職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律、 法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)院檔案工作的規(guī)章制度；

（二）將檔案工作納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)院其他工作同步發(fā)展；

（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的學(xué)院檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)等；

（四）研究決定學(xué)院檔案工作中的重要獎(jiǎng)懲問(wèn)題和其他重大問(wèn)題。

二、醫(yī)學(xué)院各部處、學(xué)院、中心等單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)

醫(yī)學(xué)院各部處、學(xué)院、中心等單位必須明確一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，其他分管科研、教學(xué)等方面的領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)做好科研、教學(xué)等方面的檔案工作。

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家和學(xué)校的檔案工作法規(guī)、政策及規(guī)章，規(guī)范本部門檔案管理，教育本部門干部職工不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高檔案工作水平；

（二）加強(qiáng)對(duì)本部門檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入教學(xué)、科研、黨政管理等分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員（兼職檔案員）的崗位職責(zé)，并作為年度工作考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容；

（三）按照紙質(zhì)文件與電子文件同步配套歸檔、參考性文件以電子文件歸檔為主的歸檔要求，督促本部門兼職檔案人員在次學(xué)年六月份前完成年度歸檔工作，確保歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；

（四）各學(xué)院（系）分管科研工作的領(lǐng)導(dǎo)，要加大知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)力度，督促本院(系)科研辦及其兼職檔案人員，在項(xiàng)目課題組鑒定、驗(yàn)收或結(jié)題后二個(gè)月內(nèi)完成科研項(xiàng)目文件材料向檔案部門移交歸檔；

(五) 分管教學(xué)工作的部處、學(xué)院(系)領(lǐng)導(dǎo)，督促本部門教學(xué)管理人員及兼職檔案員，在次學(xué)年寒假前將應(yīng)歸檔的教學(xué)類文件材料向檔案部門歸檔；

（六）保障本部門兼職檔案人員完成檔案工作必需的工作時(shí)間和必要的設(shè)備，積極支持兼職檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)和崗位技能培訓(xùn)；

（七）加強(qiáng)對(duì)本部門網(wǎng)上檔案信息利用的安全監(jiān)督，提高本部門兼職檔案人員的檔案工作安全保密意識(shí)；

（八）負(fù)責(zé)本部門年度歸檔文件的開(kāi)放鑒定和部門年度歸檔案卷的審核工作，對(duì)部門年度歸檔工作和歸檔文件開(kāi)放負(fù)責(zé)。

三、醫(yī)學(xué)院各部門兼職檔案人員檔案工作崗位職責(zé)

（一）認(rèn)真學(xué)習(xí)、執(zhí)行國(guó)家和學(xué)校的檔案工作法規(guī)、政策及規(guī)章，積極參加檔案理論知識(shí)學(xué)習(xí)和崗位業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)；

（二）主動(dòng)接受醫(yī)學(xué)院檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，確保各類檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成歸檔任務(wù)。

1.醫(yī)學(xué)院各部門及兼職檔案員應(yīng)嚴(yán)格遵守，在次學(xué)年六月底前完成年度歸檔工作的規(guī)定；

2.教務(wù)部門及其兼職檔案員將應(yīng)歸檔的教學(xué)檔案在次學(xué)年寒假前向檔案館移交歸檔；

3.院(系)科研辦及其兼職檔案人員應(yīng)在科研項(xiàng)目結(jié)題、驗(yàn)收或鑒定后二個(gè)月內(nèi)，將科研項(xiàng)目應(yīng)歸檔的文件材料向檔案部門移交歸檔；

4.基建項(xiàng)目類檔案，確保在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔任務(wù)；

5.醫(yī)學(xué)院各部門從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）中流轉(zhuǎn)的電子公文以及醫(yī)學(xué)院舉行的重大活動(dòng)，舉辦的重大會(huì)議，承但的重大項(xiàng)目等產(chǎn)生的“三重檔案”，實(shí)行即時(shí)歸檔的原則。

（三）認(rèn)真編制本部門年度歸檔的預(yù)立卷目錄，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和立卷歸檔，確保歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；

（四）堅(jiān)持紙質(zhì)文件與電子文件配套歸檔的工作要求。憑證性紙質(zhì)文件與電子文件應(yīng)配套歸檔，參考性文件則以電子文件歸檔為主。對(duì)于非保密文件應(yīng)認(rèn)真做好網(wǎng)上收發(fā)文登記工作，并掛接相應(yīng)的電子版文件。凡需要?dú)w檔但沒(méi)有電子版的文件須在數(shù)字化之后一并歸檔。對(duì)于保密文件應(yīng)實(shí)行脫機(jī)報(bào)盤歸檔；

（五）加強(qiáng)案卷整理工作，努力提高歸檔質(zhì)量 。對(duì)本部門年度應(yīng)歸檔的文件材料編制頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、按照“責(zé)任者、內(nèi)容、文種”三要素?cái)M寫案卷標(biāo)題等；

（六）負(fù)責(zé)年度歸檔工作以及歸檔文件的開(kāi)放鑒定，并將本部門年度歸檔案卷和開(kāi)放鑒定情況送交本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核；

（七）嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)學(xué)院關(guān)于網(wǎng)上檔案信息查詢利用的各項(xiàng)規(guī)定，妥善保管校園網(wǎng)檔案信息查詢利用的用戶名及密碼。

四、檔案館崗位職責(zé)

檔案館既是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，又是收集、保管和向?qū)W校及社會(huì)提供檔案信息資源服務(wù)的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé):

（一）宣傳、貫徹和執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策；

（二）擬定醫(yī)學(xué)院檔案工作發(fā)展規(guī)劃，依法建立、健全學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)宣傳、貫徹落實(shí)和監(jiān)督檢查工作;

（三）加快數(shù)字檔案館建設(shè)，創(chuàng)新檔案資源體系和檔案服務(wù)體系建設(shè)，不斷提高檔案服務(wù)學(xué)校及社會(huì)的能力和水平;

（四）根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案資源建設(shè)的要求，按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則，負(fù)責(zé)醫(yī)學(xué)院黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、人物、外事、聲像、財(cái)會(huì)、實(shí)物等門類紙質(zhì)檔案與電子檔案的收集(接收)、整理、編目、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。

（五）制定并組織實(shí)施檔案工作年度計(jì)劃，總結(jié)年度工作，編制檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)表;

（六）建立健全醫(yī)學(xué)院檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，指導(dǎo)醫(yī)學(xué)院各部門文件材料的積累、立卷和歸檔工作，不斷完善各部處、學(xué)院(系)、中心，年度歸檔工作的考核評(píng)估體系；

（七）加大檔案全文信息開(kāi)放鑒定及利用力度，為醫(yī)學(xué)院各部門對(duì)檔案信息資源網(wǎng)上利用提供便利，努力擴(kuò)展檔案工作服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的功能;

（八）加強(qiáng)新技術(shù)在檔案保護(hù)工作中的應(yīng)用；

（九）做好校史文物、史料的征集、管理等工作，為院史館建設(shè)做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作，加大檔案編研工作力度，充分發(fā)揮檔案館的文化教育作用，弘揚(yáng)醫(yī)學(xué)院精神；

（十）加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新人才培養(yǎng)，組織醫(yī)學(xué)院及附屬醫(yī)院專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和崗位技能培訓(xùn)，積極參加檔案工作的學(xué)術(shù)交流。

（十一）認(rèn)真做好醫(yī)學(xué)院檔案工作先進(jìn)集體、優(yōu)秀檔案工作者的評(píng)選活動(dòng)；

（十二）完成醫(yī)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

五、檔案工作獎(jiǎng)懲辦法

為切實(shí)落實(shí)醫(yī)學(xué)院檔案工作崗位職責(zé)，規(guī)范醫(yī)學(xué)院各部門管理行為，確保檔案工作與醫(yī)學(xué)院其他工作協(xié)調(diào)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)依法治校與依法治檔、顯性與隱性管理的有機(jī)統(tǒng)一，醫(yī)學(xué)院決定對(duì)下列情況給予獎(jiǎng)勵(lì)或懲處:

（一）每?jī)赡暌淮伍_(kāi)展檔案工作先進(jìn)個(gè)人和集體評(píng)比活動(dòng)。對(duì)在檔案收集、整理、保護(hù)、利用和現(xiàn)代化管理工作中作出顯著成績(jī)的，在檔案學(xué)研究及檔案史料研究中作出突出貢獻(xiàn)的和將重要或珍貴檔案捐贈(zèng)給醫(yī)學(xué)院檔案館的個(gè)人或集體，授予醫(yī)學(xué)院檔案工作先進(jìn)個(gè)人或先進(jìn)集體的榮譽(yù)稱號(hào)，頒發(fā)證書(shū)并予以一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；

（二）對(duì)玩忽職守、造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的行為，對(duì)違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布、涂改、偽造檔案的行為，對(duì)擅自出賣、贈(zèng)送、交換檔案、不按規(guī)定歸檔、拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的行為以及其它違反檔案法律、法規(guī)或規(guī)章的行為，其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他責(zé)任人員應(yīng)依法受到處分。構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任；

（三）檔案工作納入醫(yī)學(xué)院對(duì)各單位年終工作考核和精神文明單位評(píng)比活動(dòng)。對(duì)有下列情況之一的單位，不得評(píng)為醫(yī)學(xué)院年度工作考核優(yōu)秀單位和精神文明單位。

1.連續(xù)兩年不按規(guī)定時(shí)間歸檔；

2.參照部門預(yù)立卷目錄和年度工作總結(jié)，連續(xù)兩年歸檔齊全率低于95%;

3.連續(xù)兩年歸檔電子文件和紙質(zhì)文件配套率低于95%;

4.科研檔案：參照科研課題審批及獲獎(jiǎng)科研項(xiàng)目目錄，連續(xù)兩年科研項(xiàng)目檔案歸檔率低于90%；

5.教學(xué)檔案：參照畢業(yè)生驗(yàn)印名冊(cè)，連續(xù)兩年碩博畢業(yè)論文評(píng)審材料歸檔率低于100%。

六、附則

（一）本規(guī)范自發(fā)行之日起執(zhí)行；

（二）本規(guī)范附屬醫(yī)院參照?qǐng)?zhí)行。

2016年修訂