為了更有效地管理和保護(hù)好醫(yī)學(xué)院實(shí)物檔案資源，使實(shí)物檔案工作步入制度化、規(guī)范化的建設(shè)軌道，更好地展示、研究醫(yī)學(xué)院建設(shè)、發(fā)展歷程，為學(xué)院各項(xiàng)中心工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教委關(guān)于《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合醫(yī)學(xué)院實(shí)物檔案的形成規(guī)律和檔案管理工作的實(shí)際情況，特制定本細(xì)則。
一、實(shí)物檔案工作的基本原則
（一）實(shí)物檔案是學(xué)院檔案資源的組成部分，是醫(yī)學(xué)院的寶貴財(cái)產(chǎn)，是文書檔案的重要補(bǔ)充和佐證，具有直觀性和多樣性的特點(diǎn)，并為今后研究史料發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，因此，必須由檔案館集中統(tǒng)一管理。
（二）實(shí)物檔案主要包括：榮譽(yù)證書、獎狀、獎?wù)隆ⅹ劚⒍Y品、錦旗、印信、名人字畫及醫(yī)學(xué)院各歷史發(fā)展階段有紀(jì)念意義的物品和有收藏價(jià)值的教學(xué)、科 研、醫(yī)療器具，設(shè)備、設(shè)施等。
（三）努力實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的現(xiàn)代化管理，加大開發(fā)實(shí)物檔案的利用價(jià)值，為學(xué)校中心工作服務(wù)。
二、實(shí)物檔案歸檔范圍
上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院（包括其前身）各項(xiàng)活動中形成的，具有保存價(jià)值的相關(guān)資料，均屬于本歸檔范圍。
（一）歷任書記、校（院）長在工作中使用過，有保存價(jià)值的用品、社交活動紀(jì)念品及簽名用章 。
（二）醫(yī)學(xué)院各個歷史階段使用的公章、印模。
（三）中央、省、市各級領(lǐng)導(dǎo)及社會名流為學(xué)校所寫的題詞和贈送的字畫。
（四）學(xué)校從事教學(xué)、科研、管理和對外服務(wù)各項(xiàng)活動（包括文藝、體育各種比賽）中獲得的獎?wù)隆ⅹ劚ⅹ勁啤㈠\旗、獎狀、獎勵證書（省/市、部級及以上）。
（五）校（院）慶活動中接收的各種符合條件的紀(jì)念品。
（六）中外校友會及著名校友贈給母校的各種有保存利用價(jià)值，便于保管的特定物品。
（七）在國際交往中，國際友人贈送的紀(jì)念品，包括特制的紀(jì)念盤、紀(jì)念章、紀(jì)念幣、紀(jì)念杯、校旗等。
（八）醫(yī)學(xué)院教師、學(xué)生出版的著作、SCI發(fā)表的論文。
（九）反映學(xué)校不同階段的工作證、學(xué)生證、畢業(yè)證書和校徽、紀(jì)念證章（樣品），紀(jì)念冊等。
（十）有收藏保存價(jià)值的教學(xué)、科研、醫(yī)療器具，設(shè)備、設(shè)施等。
（十一）各類媒體報(bào)道我院重要事件、活動、人物的有關(guān)實(shí)物。（報(bào)紙、音像、光盤）
（十二）學(xué)校根據(jù)特殊需要，通過征集等方式獲得的具有保存和利用價(jià)值的特定物品。
（十三）其他有保存價(jià)值的，能反映學(xué)校發(fā)展歷程的實(shí)物，經(jīng)檔案館認(rèn)定后歸檔。
三、實(shí)物檔案的建立和保管
（一）采用醫(yī)學(xué)院各部、處、院、系等部門為立卷單位，分工組卷向檔案館移交歸檔，同時(shí)檔案館編研征集室向有關(guān)部門和個人征集相結(jié)合的工作原則。
（二）各立卷部門的兼職檔案員，應(yīng)根據(jù)實(shí)物檔案的歸檔范圍，定期做好各項(xiàng)材料的收集工作。
（三）各立卷部門在檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，對收集的實(shí)物檔案進(jìn)行整理、立卷、歸檔工作。
（四）如屬工作需要，實(shí)物檔案由部門保管的，必須將目錄清單及說明報(bào)檔案館注冊登記，并由檔案館拍攝照片，標(biāo)明存放地點(diǎn)，按規(guī)定存放。
（五）屬于個人所有的特別珍貴的實(shí)物或照片，如本人有保存意愿，可由擋案館拍照或掃描復(fù)制后歸還本人。對于將珍貴實(shí)物檔案贈送檔案館保存的個人，由醫(yī)學(xué)院發(fā)給捐贈證書以示感謝。
（六）檔案館編研征集室負(fù)責(zé)收集醫(yī)學(xué)院過往歷史產(chǎn)生的具有較高史料價(jià)值的相關(guān)實(shí)物。
四、實(shí)物檔案的整理和歸檔
（一）整理原則：實(shí)物檔案一件為一卷 ，按實(shí)物類別、形成時(shí)間分類整理編號。并做到目錄與物品相符，物品與照片相符，照片與底片相符。
（二）書稿、著作類實(shí)物每本只編件號，不編頁號，在目錄中注明頁數(shù)。
（三）名人字畫、獎狀類不裝訂，采用平放或卷放，每張編一個號。
（四）證書材料、印章、錦旗、獎杯以及特制的紀(jì)念品等，每件編一個號。
（五）獎品實(shí)物檔案歸檔時(shí)應(yīng)說明獲獎單位、獲獎時(shí)間、獲獎名稱及頒獎單位。
（六）字畫和禮品歸檔時(shí)應(yīng)附清單及說明，內(nèi)容包括物品名稱、接收時(shí)間、地點(diǎn)事由、贈送人、接收人（重要的應(yīng)注明贈送人情況）,清單一式兩份。
（七）實(shí)物檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)信息管理，對每件實(shí)物檔案進(jìn)行拍照或掃描，作為電子版信息掛載在實(shí)物檔案信息管理系統(tǒng)中。
（八）進(jìn)館實(shí)物要編制總登記號。
（九）移交檔案時(shí)交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，嚴(yán)禁差錯。
（十）歸檔移交時(shí)，填寫移交目錄，移交目錄一式二份，雙方各執(zhí)一份備查。
五、實(shí)物檔案的編目
（一）實(shí)物檔案的類目代碼
一級類目
SW 實(shí)物類
二級類目
01 禮品
02 人物
03 藏品
04 獎品、證書
05 出版物
（二）編制檔號
1.根據(jù)實(shí)物檔案形成的特點(diǎn)，編制檔號。
2. 實(shí)物檔案檔號=實(shí)物類別＋流水號
模式如下：
六、實(shí)物檔案歸檔的崗位職責(zé)
（一）分管檔案工作的各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)
1.重視本部門的實(shí)物檔案工作，并將實(shí)物檔案工作納入本部門工作計(jì)劃。
2.加強(qiáng)與學(xué)院檔案部門聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔案卷的質(zhì)量。
3.做好兼職檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的實(shí)際困難。
（二）醫(yī)學(xué)院檔案館職責(zé)
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)，制定和完善實(shí)物檔案工作的各項(xiàng)管理制度。
2.負(fù)責(zé)對各部門兼職檔案人員歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
3.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集、分類、編目、保管、鑒定和利用等工作，并編制檢索工具。
4.負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的庫藏和提供利用工作。切實(shí)做好實(shí)物檔案的統(tǒng)計(jì)、安全、保護(hù)工作，對破損檔案及時(shí)修復(fù)。
5.積極開發(fā)實(shí)物檔案信息資源，并做好利用效果反饋信息的收集和分析工作，充分發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益 。
6.負(fù)責(zé)編制實(shí)物檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的實(shí)施方案，做好計(jì)算機(jī)信息管理工作。
（三）各部門兼職檔案員職責(zé)
1.積極做好建立實(shí)物檔案的宣傳、收集工作。
2.指導(dǎo)歸檔對象認(rèn)真，仔細(xì)填寫實(shí)物檔案的說明。
3.及時(shí)做好實(shí)物檔案的組卷和歸檔工作。
2016年修訂
