院本部各部,、處（室）、學(xué)院,、中心：

為了全面提高醫(yī)學(xué)院電子公文歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平,，確保電子公文完整歸檔和安全管理，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)學(xué)院公共服務(wù)體系中的數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程,。醫(yī)學(xué)院決定從2008年開始,，全面實(shí)行部門收發(fā)文網(wǎng)上登記、電子文件網(wǎng)上預(yù)立卷和電子文件遠(yuǎn)程歸檔工作?，F(xiàn)根據(jù)國家《檔案法》,、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《上海市國家行政機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理暫行規(guī)定》,，并參照《上海交通大學(xué)關(guān)于電子文件網(wǎng)上收發(fā)文登記,、網(wǎng)上預(yù)立卷和遠(yuǎn)程歸檔工作的暫行管理辦法》等相關(guān)法規(guī)和文件精神，結(jié)合醫(yī)學(xué)院檔案管理工作的實(shí)際,，特制定本辦法,。

一、電子文件管理與收發(fā)文網(wǎng)上登記

（一）醫(yī)學(xué)院各部,、處（室）,、學(xué)院、中心應(yīng)落實(shí)檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo),，應(yīng)明確落實(shí)兼職檔案人員統(tǒng)一負(fù)責(zé)本部門電子文件與紙質(zhì)文件的管理和歸檔工作,。

（二）醫(yī)學(xué)院各部、處（室）,、學(xué)院,、中心的兼職檔案人員將本部門形成的文件和上級部門來文在0A系統(tǒng)上進(jìn)行本部門網(wǎng)上收,、發(fā)文登記，不使用0A系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件則可在網(wǎng)上利用檔案管理系統(tǒng)收,、發(fā)文登記管理模塊進(jìn)行登記,；對于需歸檔的文件中已具有電子版的部分直接在檔案管理系統(tǒng)中掛接，對于沒有電子版的而又屬于永久,、長期保存的檔案,，尤其是憑證依據(jù)性文件都需要進(jìn)行數(shù)字化處理。文字型電子文件以WORD,、XML,、RTF、TXT為通用格式,；掃描型電子文件以JPEG,、TIFF、PDF為通用格式,；視頻和多媒體電子文件以MPEG,、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV,、MP3為通用格式,。特別是電子文件的撰稿人應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將最后定稿的或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽署的正式電子文件提供本部門兼職檔案人員,，以方便登記和備存歸檔,。

（三）醫(yī)學(xué)院各部、處（室）,、學(xué)院,、中心分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極支持部門兼職檔案人員的工作，協(xié)調(diào)解決電子文件與紙質(zhì)文件歸檔工作的實(shí)際問題,，并將電子文件與紙質(zhì)文件的收集,、整理、歸檔,、保管,、利用納入部門文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。確保電子文件的真實(shí)性,、完整性,、安全性和可識別性，以保證其有效利用,。部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期或不定期的對本部門電子文件的真實(shí)性進(jìn)行抽查,。

（四）醫(yī)學(xué)院各部門應(yīng)為兼職檔案人員配備適應(yīng)電子文件登記、存儲和文件數(shù)字化處理所必須的計(jì)算機(jī),、掃描儀等設(shè)備,。

二,、電子文件網(wǎng)上預(yù)立卷管理

（一）醫(yī)學(xué)院各部門電子文件網(wǎng)上預(yù)立卷應(yīng)參照紙質(zhì)文件預(yù)立卷的管理辦法。電子文件預(yù)立卷分類方法應(yīng)參照本部門的紙質(zhì)文件材料預(yù)立卷類目表,、歸檔范圍及保管期限,。

（二）電子文件預(yù)立卷的具體要求：電子文件預(yù)立卷案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件目錄,、卷內(nèi)的排列順序應(yīng)與之對應(yīng)的紙質(zhì)文件預(yù)立卷的各項(xiàng)目相同,；數(shù)字化處理文件的標(biāo)題、內(nèi)容應(yīng)與之對應(yīng)的紙質(zhì)文件標(biāo)題,、內(nèi)容相同,。

三,、電子文件網(wǎng)上遠(yuǎn)程歸檔工作

（一）鑒于電子文件的保真,、保密和保存的技術(shù)問題，現(xiàn)階段醫(yī)學(xué)院實(shí)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制的歸檔管理模式,。

（二）各部處應(yīng)在每年的六月底之前,，完成本部門上年度應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件與電子文件的歸檔工作。教學(xué)類檔案按學(xué)年歸檔,，“三重檔案”應(yīng)在該項(xiàng)工作結(jié)束后進(jìn)行即時(shí)歸檔,。電子文件通過校園網(wǎng)向醫(yī)學(xué)院檔案館歸檔。

（三）檔案館應(yīng)對各部門網(wǎng)上遠(yuǎn)程歸檔的電子文件進(jìn)行審核,。對電子文件圖像不清晰,，文件格式不規(guī)范、組卷不合格的應(yīng)予退回,，由電子文件形成部門負(fù)責(zé)重新制作,、組卷，直到符合歸檔要求為止．

（四）對于以脫機(jī)方式歸檔的有密級的電子文件,，檔案的形成部門在與醫(yī)學(xué)院檔案館移交時(shí),，雙方均應(yīng)對其載體的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體的清潔,、無劃痕,、無病毒和方便利用。

四,、電子文件的安全保密工作

（一）醫(yī)學(xué)院各部門應(yīng)把電子文件信息安全保密工作放在突出的位置,，醫(yī)學(xué)院檔案館將與網(wǎng)絡(luò)中心共同負(fù)責(zé)信息管理系統(tǒng)和硬件設(shè)備的維護(hù)與管理，定期對電子檔案信息進(jìn)行備份,，確保信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全可靠和有效利用．

（二）醫(yī)學(xué)院各部門應(yīng)認(rèn)真做好電子文件密級的劃分工作,，有密級的文件一律不從網(wǎng)上歸檔，實(shí)行紙質(zhì)文件歸檔和電子文件脫機(jī)歸檔的方式,；有密級的檔案一律不上網(wǎng)利用,，嚴(yán)防電子文件和電子檔案的失密,、泄密。

（三）為確保各部門收發(fā)文網(wǎng)上登記,、網(wǎng)上預(yù)立卷和網(wǎng)上遠(yuǎn)程歸檔的安全保密,，檔案館設(shè)專人給各部門兼職檔案人員分發(fā)各自獨(dú)立的登錄密碼和用戶名，各部門兼職檔案人員也可以修改初始密碼,，以利安全使用,。

（四）檔案館對醫(yī)學(xué)院各部門電子文件歸檔的安全保密工作實(shí)行分工負(fù)責(zé)制，實(shí)行責(zé)任到人,，負(fù)責(zé)相對應(yīng)部門電子文件的指導(dǎo)歸檔工作,。

五、電子文件歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督

（一）加強(qiáng)醫(yī)學(xué)院各部門電子文件管理和紙質(zhì)文件數(shù)字化是學(xué)校的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性管理工作,，是衡量醫(yī)學(xué)院各部門管理工作的一個(gè)重要尺度,，也是醫(yī)學(xué)院建立現(xiàn)行文件查詢服務(wù)中心的基本保障，各部門應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),，精心組織,，認(rèn)真做好電子文件的管理工作。

（二）由檔案館負(fù)責(zé)對醫(yī)學(xué)院各部門兼職檔案人員進(jìn)行文件收發(fā)文網(wǎng)上登記,、電子文件網(wǎng)上預(yù)立卷和電子文件遠(yuǎn)程歸檔工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作指導(dǎo),。

（三）檔案館將根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的政策、法規(guī),，加強(qiáng)對學(xué)校各部門電子文件收集,、整理、歸檔等工作的指導(dǎo)和監(jiān)督,，在對部門紙質(zhì)文件預(yù)立卷指導(dǎo)監(jiān)督的同時(shí),，更加重視紙質(zhì)檔案與電子檔案配套歸檔的齊全率與完整率。經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)行,，檔案館將會(huì)同相關(guān)部門對醫(yī)學(xué)院各部門的電子文件管理和歸檔工作進(jìn)行考核評估,，并將考核情況報(bào)醫(yī)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后予以通報(bào)，以確保積極穩(wěn)妥,、健康有序地推進(jìn)醫(yī)學(xué)院檔案信息化建設(shè),，實(shí)行信息資源共享，主動(dòng)服務(wù)學(xué)校和社會(huì),。

2016年修訂