第一章 總 則

第一條 為了進(jìn)一步健全醫(yī)學(xué)院黨群、行政檔案工作，加強醫(yī)學(xué)院黨群、行政檔案的科學(xué)管理和利用，根據(jù)國家檔案局制訂的《檔案工作條例》，《檔案保管期限的規(guī)定》的要求，結(jié)合醫(yī)學(xué)院的特點，制訂管理細(xì)則。

第二條 黨群、行政檔案是指醫(yī)學(xué)院黨、政、工、青、婦等職能部門和群眾組織在各自工作實踐中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、音像資料。

第三條 黨群、行政檔案是反映醫(yī)學(xué)院主要職能活動的歷史記錄，根據(jù)《上海市檔案條例》的要求，任何部門和個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

第四條 按照檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案完整、準(zhǔn)確與安全，便于社會利用和保守國家秘密的原則。醫(yī)學(xué)院各級部門形成的黨群、行政檔案應(yīng)由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。

第五條 檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第六條 檔案部門對于違反黨群、行政檔案管理制度的行為，有權(quán)進(jìn)行批評教育，情節(jié)嚴(yán)重，報主管領(lǐng)導(dǎo)或醫(yī)學(xué)院檔案工作委員會，按《檔案法》和《上海市檔案條例》規(guī)定處理。

第二章 檔案的管理

第七條 醫(yī)學(xué)院的黨群、行政檔案由醫(yī)學(xué)院檔案館收集、鑒定、保管和提供利用。醫(yī)學(xué)院各附屬單位產(chǎn)生的黨群、行政檔案由所在單位綜合檔案室負(fù)責(zé)收集、鑒定、保管和利用。

第八條 依照《上海市檔案條例》有關(guān)：“法人和其他組織及其工作人員在職務(wù)活動中形成的材料，由文書部門或者業(yè)務(wù)部門收集齊全并整理，定期交檔案機構(gòu)集中管理。”的規(guī)定，歸檔材料一律由文件材料的形成部門立卷歸檔。醫(yī)學(xué)院院本部的立卷部門為各處級黨、政、群部門和業(yè)務(wù)部門；各副局級附屬單位的立卷部門為各處級黨、政、群機關(guān)部門；各處級附屬單位的立卷部門為各科級黨政群部門。

第九條 各立卷部門必須把文件材料的立卷、歸檔工作納入本部門的職責(zé)范圍，由一位部門負(fù)責(zé)人分管這項工作，并指定一名人員作為兼職檔案員，并把文件的收集、整理、歸檔和做好平時預(yù)立卷的工作納入其崗位職責(zé)。兼職檔案員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。

第十條 醫(yī)學(xué)院檔案館負(fù)責(zé)對院本部各立卷部門的立卷歸檔工作進(jìn)行督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并組織醫(yī)學(xué)院系統(tǒng)的專、兼職檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和工作研討。各附屬單位綜合檔案室負(fù)責(zé)對本單位的立卷部門進(jìn)行督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并組織本單位兼職檔案員參加檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和工作研討。

第三章 檔案的整理

第十一條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件，原稿與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與原件，多種文字形式的同一文件，合一組卷。

第十二條 歸檔文件材料應(yīng)依次排列即：批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；原稿在前，定稿在后；重要法規(guī)文件的歷次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依形式規(guī)律或特點，按有關(guān)規(guī)定排列。

第十三條 不同年度的文件一般不得放在一起組卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十四條 組卷裝訂成冊的文件材料，每頁編一個頁號，空白頁不編號，頁號的位置正面在右上角，背面在左上角。

第十五條 凡立卷歸檔案卷，必須按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄，有關(guān)卷內(nèi)文件的情況說明，可填寫在備考表內(nèi)。同時將立卷人（兼職檔案員），檢查人（部門負(fù)責(zé)人）的姓名和日期填上，以示盡職。

第四章 檔案的歸檔

第十六條 列入歸檔范圍的部門，應(yīng)于次年六月底前及時將反映本部門重大活動的紙質(zhì)文件和同版本的電子文件一起向本單位檔案管理部門移交。

第十七條 歸檔的文件材料，要符合公文撰寫和行文程序的規(guī)范化要求。歸檔電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性實行部門負(fù)責(zé)制。

第十八條 各立卷部門當(dāng)年辦理完畢的上級機關(guān)來文和本單位的文件材料，應(yīng)由兼職檔案員及時做好部門預(yù)立卷工作，確保文件材料的完整無缺。

第十九條 各部門如屬工作需要可由兼職檔案員向檔案部門借閱本部門歸檔文件，但不允許以工作需要為由不按期歸檔，更不能將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為部門或個人所有。

第二十條 檔案部門對接受來的檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編目、登記、上架、保管、提供利用工作，開展編制檢索工具和參考資料等各項業(yè)務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。

第二十一條 黨群、行政檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期為五十年，短期為十五年。

2006年修訂