第一章 總則

第一條：為了加強(qiáng)對醫(yī)學(xué)院檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，有效地保護(hù)和利用檔案，提高檔案工作的科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮為醫(yī)學(xué)院和社會發(fā)展服務(wù)的作用。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》等有關(guān)文件精神，結(jié)合醫(yī)學(xué)院工作實際，特制訂本辦法。

第二條：醫(yī)學(xué)院各類檔案是指過去和現(xiàn)在，醫(yī)學(xué)院和個人從事教學(xué)、科研、管理以及其他各項活動直接形成的對醫(yī)學(xué)院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它反映醫(yī)學(xué)院建立、建設(shè)與發(fā)展的歷史過程，是醫(yī)學(xué)院全體師生醫(yī)護(hù)員工勞動成果和智慧的結(jié)晶。對于評估教學(xué)、醫(yī)療工作質(zhì)量，評價科研成果、考核干部、教師、專業(yè)人員，衡量管理水平及修史編志，具有重要的依據(jù)和參考作用。檔案是黨和國家的寶貴財富，應(yīng)由醫(yī)學(xué)院檔案館集中統(tǒng)一管理。

第三條：醫(yī)學(xué)院檔案工作是醫(yī)學(xué)院工作的重要組成部分和辦好醫(yī)學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作，是提高醫(yī)學(xué)院科學(xué)管理水平和工作效率的重要指標(biāo)，是維護(hù)醫(yī)學(xué)院歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條：醫(yī)學(xué)院要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，將檔案工作納入醫(yī)學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃之中。各部、處、院、系、所、衛(wèi)技院（衛(wèi)校）應(yīng)重視檔案工作，把檔案工作列入各項工作計劃和管理之中，明確有一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，努力為檔案部門提供良好的人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等條件，并切實幫助解決一些實際問題。同時，將立卷歸檔工作納入各職能部門兼職檔案員的崗位職責(zé)，確保檔案工作依法開展，以維護(hù)醫(yī)學(xué)院檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第二章 體制、任務(wù)

第五條：醫(yī)學(xué)院檔案館屬公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，既是醫(yī)學(xué)院檔案工作管理的職能部門，又是統(tǒng)一管理和保存全院各類檔案，并向醫(yī)學(xué)院和社會提供利用本院檔案史料的基地。

第六條：按照集中統(tǒng)一管理的原則，醫(yī)學(xué)院實行檔案統(tǒng)一管理和分級負(fù)責(zé)的管理模式。檔案館在醫(yī)學(xué)院院長領(lǐng)導(dǎo)下，由分管副院長主管，實行館長負(fù)責(zé)制。檔案館設(shè)正、副館長各一人，館內(nèi)設(shè)三個室：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)室、檔案管理室和檔案編研征集室。

醫(yī)學(xué)院各附屬單位檔案室的工作，由各附屬單位領(lǐng)導(dǎo)；同時，接受醫(yī)學(xué)院檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。

第七條：檔案館的基本任務(wù)

   1、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法令、方針政策、規(guī)章制度、辦法和檔案保密制度。廣泛宣傳《檔案法》、《上海市檔案條例》，以增強(qiáng)醫(yī)學(xué)院師生員工的檔案意識。

   2、制定醫(yī)學(xué)院檔案工作規(guī)劃、年度工作計劃；建立、健全醫(yī)學(xué)院檔案工作各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)建設(shè)的規(guī)范、要求；負(fù)責(zé)對醫(yī)學(xué)院各附屬單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

   3、負(fù)責(zé)做好醫(yī)學(xué)院本部各職能部門文件材料的接收（征集）、指導(dǎo)、鑒定、統(tǒng)計、編制檢索工具、保管、利用等各項基礎(chǔ)工作，力求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。同時，負(fù)責(zé)接收各附屬單位立檔保管滿二十年的永久檔案。

   4、采用先進(jìn)的技術(shù)，科學(xué)地管理好檔案，實現(xiàn)檔案管理、利用的現(xiàn)代化，努力做好檔案的數(shù)字化工作和檔案的保護(hù)、修復(fù)工作。

   5、開發(fā)檔案信息資源，積極收集、提供史料，主動開展檔案利用工作，為醫(yī)學(xué)院編史修志做好各項服務(wù)工作。

   6、加強(qiáng)檔案干部隊伍建設(shè)，建立、完善檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制，組織健全醫(yī)學(xué)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)。負(fù)責(zé)對醫(yī)學(xué)院專、兼職檔案干部的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

   7、積極組織檔案干部開展檔案科學(xué)研究和交流活動，不斷提高檔案干部的業(yè)務(wù)水平，并協(xié)助有關(guān)部門做好檔案干部職稱評定工作。

   8、積極開展《檔案法》的宣傳教育活動。

第八條：實行檔案分級管理

為規(guī)范檔案管理，實行分級管理，業(yè)務(wù)上由醫(yī)學(xué)院檔案館指導(dǎo)。

   1、各三級學(xué)院（系）的檔案，由專、兼職檔案員收集、立卷，按學(xué)年移交醫(yī)學(xué)院檔案館。

   2、各附屬醫(yī)院、研究所、衛(wèi)技院（衛(wèi)校），應(yīng)將本單位立檔的永久保管的檔案，在保管期限滿20年后，向醫(yī)學(xué)院檔案館移交。

第九條：凡需歸檔的各類文件材料，字跡須清楚，并一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，杜絕用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫紙書寫。公文紙應(yīng)用A3或A4紙。領(lǐng)導(dǎo)簽署意見應(yīng)寫在文件材料的右上角或右下角，杜絕在裝訂線旁簽署意見。檔案應(yīng)注明密級。

第十條：檔案工作者要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，堅持黨的四項基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，遵紀(jì)守法，主動積極完成工作任務(wù)，并為醫(yī)學(xué)院醫(yī)教研第一線提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第十一條：檔案部門應(yīng)選配政治上可靠，具有大專以上文化和一定專業(yè)知識，能夠勝任本職工作的年輕檔案干部，并保持檔案干部隊伍的相對穩(wěn)定和人員結(jié)構(gòu)的合理。

第三章 經(jīng)費、庫房、設(shè)備

第十二條：檔案工作是本單位管理工作的重要組成部分，其所需的經(jīng)費，按國檔發(fā)[1987]1號、滬檔[1987]第29號文的精神，應(yīng)列入單位的經(jīng)費預(yù)算，要有專款用于檔案建設(shè)事業(yè)。

第十三條：醫(yī)學(xué)院、各附屬單位的檔案館（室）必須有專用的檔案庫房，并配置必要的適合檔案保護(hù)條件的硬件設(shè)施。

第十四條：要盡快建立本單位的檔案數(shù)據(jù)庫，加快館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，并有計劃的為檔案館（室）配置工作所需的復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)以及放置聲像檔案的恒溫恒濕柜等設(shè)備，以逐步實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

第四章 檔案管理

第十五條：醫(yī)學(xué)院本部各部、處、系（院）、所、衛(wèi)技院（衛(wèi)校）、附屬醫(yī)院應(yīng)做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理，即在布置、檢查、總結(jié)、驗收工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

第十六條：歸檔范圍：醫(yī)學(xué)院各類文書科技檔案材料擬分十一大類歸檔。

   1、黨政管理類：主要包括黨務(wù)和行政的各種會議文件、會議記錄；各黨政部門的工作計劃、總結(jié)；上級機(jī)關(guān)及本院行政管理、黨務(wù)管理的文件材料。

   2、教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。

   3、科研類：按國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)以及檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1987]6號）文執(zhí)行。

   4、基建類：按國家檔案局、國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號）文執(zhí)行。

   5、儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價值十萬以上）的購置、驗收文件以及在接收、使用、維修各改進(jìn)工作中產(chǎn)生的各種文件材料。

   6、產(chǎn)品生產(chǎn)類：醫(yī)學(xué)院自行研制、試制產(chǎn)品的全部文件材料及在生產(chǎn)過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。

   7、出版物類：醫(yī)學(xué)院自行編輯出版的學(xué)報、學(xué)術(shù)刊物、院刊的印本。

   8、外事類：醫(yī)學(xué)院有關(guān)人員出席高級學(xué)術(shù)會議（含在國內(nèi)舉辦的）、出國考察、講學(xué)、合作研究、培訓(xùn)進(jìn)修及醫(yī)學(xué)院聘請的外籍、港澳專家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動中形成的全部文件材料；授予外籍學(xué)者、著名社會活動家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)材料。

   9、財務(wù)會計類：按財政部、國家檔案局發(fā)布的財會字[1998]第32號《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。

   10、名人類：主要收集在國內(nèi)外享有聲譽(yù)、學(xué)術(shù)卓著、醫(yī)療水平高超的專家、教授；歷屆醫(yī)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、工程院和科學(xué)院院士、學(xué)部委員（包括已故的）生平、傳記、專著、譯著、全部論文、照片、實物以及其他有保存價值的材料。

   11、聲像類：醫(yī)學(xué)院重大活動以及教學(xué)、醫(yī)療、科研、黨政管理等活動中形成的錄像、錄音、照片、影片、唱片、磁盤等材料。

第十七條：歸檔時間

   1、黨政管理類、設(shè)備類、出版類、外事類、產(chǎn)品類及一般文書材料，按年度歸檔，即每年6月底前，將上年度的材料歸檔。

   2、財務(wù)會計類，財務(wù)管理文件材料于每年6月底前，將上年度材料歸檔。會計材料于每年6月底前，將上兩個年度的會計材料立卷歸檔。

   3、教學(xué)類，按教學(xué)年度及教學(xué)周期歸檔。

   4、科研、基建類，每年6月底前，將上年度材料歸檔。

   5、聲像類檔案，在相關(guān)工作、項目完成后應(yīng)及時歸檔。

   6、對重大活動、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研項目、重大改革、重要工作等，可作為專題檔案，在該項工作完成后即時歸檔。

第十八條：保管和利用

檔案保管的目的是為醫(yī)學(xué)院第一線的教職醫(yī)護(hù)員工、學(xué)生等提供良好的檔案利用服務(wù)。因此，要健全制度，以有利于保管和提供利用為原則，使檔案管理逐步科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、社會化。

   1、做好檔案收集（征集）工作，不斷豐富館藏，在提高案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)上，進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排架、合理編號，確保檔案的利用。

   2、加強(qiáng)庫房管理，健全制度、專人負(fù)責(zé)、定期清理、隨時檢查庫存檔案及管理情況。配備必要的庫房管理、安全、保密設(shè)備，認(rèn)真做好“十防”工作。

   3、嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查閱登記制度及安全保密制度，確保檔案的安全。

   4、合理編制各種檢索工具，編輯館藏簡介以提高利用率，并根據(jù)醫(yī)學(xué)院的中心任務(wù)，主動為領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)部門提供檔案信息。

第十九條：定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。由醫(yī)學(xué)院檔案館會同職能部門組成鑒定小組，共同進(jìn)行檔案的鑒定。鑒定結(jié)束后，寫出鑒定報告，對確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，報請醫(yī)學(xué)院檔案工作委員會審批，并經(jīng)醫(yī)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可送保密廠銷毀。

第五章 附則

第二十條：各附屬醫(yī)院、研究所、醫(yī)藥高專（衛(wèi)校），可根據(jù)本條例，制訂或修訂。

第二十一條：本條例自公布之日起施行。

2006年5月修訂