第一章 總則

第一條：為了加強附屬醫(yī)院的檔案管理建設(shè)，有效地保護和利用檔案，科學(xué)的管理檔案，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院建設(shè)、發(fā)展中的服務(wù)作用。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》等有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合附屬醫(yī)院的實際，特制訂本辦法。

第二條：附屬醫(yī)院的各類檔案，是指過去和現(xiàn)在醫(yī)院和個人從事醫(yī)療、教學(xué)、科研、財會、外事、黨政管理、基建、儀器設(shè)備等活動直接形成的對醫(yī)院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它反映醫(yī)院建立、建設(shè)與發(fā)展的歷史過程，是醫(yī)院全體醫(yī)護員工勞動成果和智慧的結(jié)晶。對于評估醫(yī)療、教學(xué)質(zhì)量，評價科研成果、考核干部和醫(yī)護員工，衡量管理水平及修史編志具有重要的依據(jù)和參考作用。

第三條：醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，是辦好醫(yī)院的重要基礎(chǔ)工作，是提高醫(yī)院科學(xué)管理水平和工作效率的重要指標(biāo)，也是維護醫(yī)院歷史真實面貌的一項重要的專業(yè)工作。

第四條：醫(yī)院要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，將檔案工作納入醫(yī)院整體建設(shè)發(fā)展規(guī)劃之中，維護檔案的完整與安全，便于醫(yī)院和社會各方面的利用。

第五條：檔案是黨和國家的寶貴財富，應(yīng)由醫(yī)院檔案部門集中統(tǒng)一管理。醫(yī)院各部門和醫(yī)護員工都有保護檔案的義務(wù)。

第二章 領(lǐng)導(dǎo)體制、機構(gòu)設(shè)置和任務(wù)

第六條：附屬醫(yī)院檔案工作由附屬醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，同時接受上級衛(wèi)生行政管理部門和醫(yī)學(xué)院的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

第七條：按照集中統(tǒng)一管理的原則，醫(yī)院應(yīng)建立綜合檔案室（科級建制），檔案工作在主管院長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，積極做好醫(yī)院檔案的管理工作。

第八條：各醫(yī)院綜合檔案室，既是醫(yī)院檔案工作的職能部門，又是集中統(tǒng)一管理和利用各類檔案的服務(wù)中心（包括設(shè)在附屬醫(yī)院的各臨床醫(yī)學(xué)院、系、研究所）。

第九條：設(shè)在附屬醫(yī)院的各臨床醫(yī)學(xué)院、系、研究所的檔案工作，受各臨床醫(yī)學(xué)院、系、研究所和附屬醫(yī)院的雙重領(lǐng)導(dǎo)。

第十條：附屬醫(yī)院綜合檔案室的任務(wù)

1、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法令、政策、規(guī)定和檔案保密制度。宣傳實施《檔案法》、《上海市檔案條例》，增強醫(yī)院醫(yī)護員工的檔案意識。

2、制定醫(yī)院檔案工作規(guī)劃、年度工作計劃；建立、健全醫(yī)院檔案工作各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)建設(shè)的規(guī)范、要求；負(fù)責(zé)對醫(yī)院各部門的兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3、負(fù)責(zé)接收、收集、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用全院各種門類和載體的檔案及有關(guān)資料，力求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4、負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，采用先進的技術(shù)，科學(xué)地管理、利用好檔案，并努力做好檔案的數(shù)字化工作和檔案的保護、修復(fù)工作。

5、開發(fā)檔案信息資源，積極收集、提供史料，主動開展檔案利用工作，為醫(yī)院編史修志等做好各項服務(wù)工作。

6、建立、健全醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)對醫(yī)院兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，全面督查部門立卷和預(yù)立卷工作，不斷提高案卷質(zhì)量。

7、開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動，不斷提高檔案管理的水平。

8、積極開展《檔案法》的宣傳教育活動。

9、負(fù)責(zé)超過保管期限的檔案材料的鑒定和銷毀。并按規(guī)定將立檔保管滿二十年的具有保存價值的永久檔案向醫(yī)學(xué)院檔案館移交。

10、負(fù)責(zé)檔案室所有管理設(shè)備的管理與更新。

第十一條：附屬醫(yī)院各室、處、科、系（院）、所等部門必須有一名負(fù)責(zé)人分管該部門的檔案工作，并視部門實際確定1—2名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、組卷和移交工作。

第三章 醫(yī)院檔案工作人員

第十二條：附屬醫(yī)院檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，堅持黨的四項基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，遵紀(jì)守法，嚴(yán)守黨和國家的機密，主動積極完成工作任務(wù)，并為醫(yī)院醫(yī)教研第一線提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第十三條：各醫(yī)院綜合檔案室設(shè)主任一名，檔案工作人員1-2名。主任人選應(yīng)選配政治上可靠，能認(rèn)真執(zhí)行黨的方針政策，熱心檔案事業(yè)，具有大專以上文化和一定專業(yè)知識，有館員以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)，有組織管理能力的人員擔(dān)任。

第十四條：附屬醫(yī)院檔案工作人員（包括檔案室和各部門中的以檔案工作為主的兼職人員）屬檔案專業(yè)技術(shù)人員，按《檔案專業(yè)技術(shù)人員職務(wù)試行條例》（職改字[1986]第39號），實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。保持檔案隊伍的相對穩(wěn)定和人員結(jié)構(gòu)的合理

第四章 經(jīng)費、庫房和設(shè)備

第十五條：檔案工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，其所需的經(jīng)費，按國檔發(fā)[1987]1號、滬檔[1987]第29號文的精神，應(yīng)單獨立項，列入醫(yī)院經(jīng)費預(yù)算，每年要有專款用于檔案建設(shè)事業(yè)。

第十六條：各附屬醫(yī)院要為綜合檔案室提供專用的符合檔案管理的檔案庫房。庫房要有防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防強光等適合檔案保護條件的硬件設(shè)施。

第十七條：各附屬醫(yī)院要盡快建立本單位的檔案數(shù)據(jù)庫，加快館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)進程，并有計劃的為檔案室配置工作所需的復(fù)印機、掃描儀、打印機、刻錄機以及放置聲像等特殊載體檔案的恒溫恒濕柜等設(shè)備，以逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

第五章 文件材料的歸檔、移交和接收

第十八條：附屬醫(yī)院文件材料立卷歸檔工作，是綜合檔案室和各業(yè)務(wù)部門的共同任務(wù)。應(yīng)建立和完善文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，做到每一項重要的醫(yī)療、教學(xué)、科研和黨政管理等工作，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料及相關(guān)電子文件或聲像材料歸檔保存。把原有文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入各項工作程序和計劃中，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍。

第十九條：附屬醫(yī)院應(yīng)做到各項工作與檔案工作實行“四同步”管理，即在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同步布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

第二十條：附屬醫(yī)院對科研成果、基建工程、設(shè)備開箱等進行鑒定、驗收時，必須有綜合檔案室人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會同綜合檔案室對應(yīng)當(dāng)歸檔的文件加以驗收，簽署意見。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項目不予驗收，不予上報成果。

第二十一條：附屬醫(yī)院實行文件材料形成部門、課題組立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以科學(xué)地組卷，同一種文件材料，只歸檔一份，既保持文件材料之間的聯(lián)系，完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映本單位主要工作活動面貌，也便于保管和利用。組卷后，由本部門檔案工作人員檢查，綜合檔案室驗收合格后，方可向綜合檔案室移交。

綜合檔案室有責(zé)任檢查和協(xié)助有關(guān)部門做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

第二十二條：附屬醫(yī)院文件材料歸檔范圍：

1、黨政管理類：主要包括黨務(wù)、行政、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄；各黨政部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關(guān)及本院人事管理、行政管理、黨務(wù)管理等方面文件材料。

2、科研類：主要包括科研管理、成果鑒定、任務(wù)來源、原始記錄、成果獎勵和推廣應(yīng)用材料。按國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)以及檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1987]6號）文執(zhí)行。

3、防病治病類：主要包括防病治病管理文件、醫(yī)療、護理等技術(shù)工作的發(fā)明創(chuàng)造，革新成果和數(shù)據(jù)，名老中醫(yī)、教授及專家的學(xué)術(shù)講演、醫(yī)案、專著和醫(yī)療質(zhì)量統(tǒng)計等文件材料。

4、教學(xué)類：主要包括后期流傳個系（院）的教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。

5、基建類：主要包括基建管理文件材料；項目文件（包括可行性研究任務(wù)書；設(shè)計基本材料；設(shè)計文件；工程管理文件；施工文件；竣工文件；工藝、設(shè)備文件；涉外文件；財務(wù)器材管理文件）。按國家檔案局、國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號）文執(zhí)行。

6、儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價值十萬以上）的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修各改進工作中產(chǎn)生的各種文件材料。

7、產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括醫(yī)院自行研制、試制產(chǎn)品的全部文件材料及在生產(chǎn)過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。

8、出版物類：主要包括醫(yī)院自行編輯出版的報刊、學(xué)術(shù)刊物、學(xué)術(shù)交流資料。

9、外事類：主要包括醫(yī)院有關(guān)人員出席國際學(xué)術(shù)會議（含在國內(nèi)舉辦的）、出國留學(xué)、進修、考察、訪問、講學(xué)、科研、培訓(xùn)及醫(yī)院聘請的外籍、港澳臺專家在醫(yī)療、科研、教學(xué)及其他有關(guān)活動中形成的文件材料。

10、財會類：主要包括財會管理文件、會計憑證、會計賬簿、會計報表等文件材料。

11、聲像類：主要是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、黨政管理等活動中直接形成的具有保存價值的錄像、錄音、照片、影視帶、幻燈片、磁盤等不同載體的歷史記錄。

12、名人類：主要收集在國內(nèi)外享有聲譽、學(xué)術(shù)卓著、醫(yī)療水平高超的專家、教授；歷屆醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、工程院和科學(xué)院院士、學(xué)部委員（包括已故的）生平、傳記、專著、譯著、全部論文、照片、實物以及其他有保存價值的材料。

第二十三條：凡需歸檔的各類文件材料，字跡須清楚，并一律用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，禁止用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫紙等書寫文件材料。公文紙應(yīng)用A3或A4紙。領(lǐng)導(dǎo)簽署意見應(yīng)寫在文件材料的右上角或右下角，杜絕在裝訂線旁簽署意見。檔案應(yīng)注明密級。

第二十四條：歸檔時間

1、黨政管理類、儀器設(shè)備類、外事類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版類、防病治病類及一般文書材料，按年度歸檔，即每年6月底前，將上年度的材料歸檔。

2、財會類，財務(wù)管理文件材料，于每年6月底前，將上年度文件材料立卷歸檔。會計材料于每年6月底前，將上兩個年度的會計材料立卷歸檔。

3、教學(xué)類，按教學(xué)年度及教學(xué)周期歸檔，應(yīng)在次學(xué)年度十月底前歸檔。

4、科研、基建類，應(yīng)在項目完成后的兩個月內(nèi)歸檔。

5、聲像類檔案，在相關(guān)工作、項目完成后應(yīng)及時歸檔。

6、對重大活動、重要會議、重點建設(shè)項目、重大科研項目、重大改革、重要工作等，可作為專題檔案，在該項工作完成后即時歸檔。

第二十五條：凡屬附屬醫(yī)院與其他單位分工協(xié)作完成的項目，由主辦單位保存一套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。

第二十六條：附屬醫(yī)院各種載體的永久檔案，在保存二十年后向醫(yī)學(xué)院檔案館移交。

第二十七條：附屬醫(yī)院中的個人在其從事醫(yī)療、教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動中形成的各種載體的文件材料，必須按照規(guī)定向醫(yī)院綜合檔案室移交。

對于個人在非職務(wù)活動中形成的重要文件材料，醫(yī)院綜合檔案室可通過征集、代管等形式進行管理。對個人向醫(yī)院綜合檔案室捐贈檔案的，醫(yī)院應(yīng)予以獎勵。

附屬醫(yī)院綜合檔案室要注意向國內(nèi)外征集于本院有關(guān)的各種檔案和資料。

第六章 檔案管理

第二十八條：附屬醫(yī)院綜合檔案室要做好檔案收集（征集）工作，不斷豐富館藏，在提高案卷質(zhì)量的基礎(chǔ)上，進行科學(xué)分類、系統(tǒng)排架、合理編目、登記和必要的加工整理，確保檔案的利用。

第二十九條：附屬醫(yī)院綜合檔案室，要研究和改進檔案保護技術(shù)，努力保管好檔案，想方設(shè)法延長檔案的壽命。對已破損和字跡褪色的檔案應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制，并對所存檔案進行定期檢查。遇到特殊情況，應(yīng)立即向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時處理。

第三十條：加強庫房管理，建立健全有關(guān)規(guī)章制度、專人負(fù)責(zé)、定期清理、隨時檢查庫存檔案及管理情況。配備必要的庫房管理、安全、保密設(shè)備，認(rèn)真做好“十防”工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查閱登記制度及安全保密制度，確保檔案的安全。

第三十一條：附屬醫(yī)院檔案保管期限分為：永久、長期和短期三種。凡具有長期查考價值的列為永久保存；凡在一定時期（15年以內(nèi)）具有利用價值的，應(yīng)短期保存；介于以上兩種保管期限之間的，應(yīng)為長期（16年—50年）保存。對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對其中已失去保存價值的檔案，應(yīng)征得有關(guān)部門同意，并造冊，報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得隨意銷毀任何檔案。

第三十二條：附屬醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計。

1、對檔案的收進移出、全宗和案卷數(shù)量、檔案的利用等情況分別進行統(tǒng)計；

2、按有關(guān)規(guī)定，向上級主管部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。

第七章 檔案的利用

第三十三條：附屬醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)設(shè)專門的檔案查閱室。對于要求查閱、摘錄、復(fù)制檔案，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人同意；涉及未公開的科研技術(shù)檔案，須經(jīng)科研主管部門負(fù)責(zé)人同意，必要時報請醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。凡需查閱他人課題材料檔案，須經(jīng)原課題組負(fù)責(zé)人簽字同意，方可查閱。其他單位和個人須查驗時，應(yīng)持介紹信。涉及重大問題或黨和國家秘密的，須經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。

第三十四條：附屬醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)編制必要的檢索工具，積極開展檔案編研工作，為利用檔案者提供方便條件。

第三十五條：附屬醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)采取多種形式，如舉辦檔案展覽、陳列等，積極開展檔案和檔案法的宣傳活動。

第八章 考核、獎勵與處罰

第三十六條：附屬醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責(zé)。對優(yōu)秀的專兼職檔案員和突出的服務(wù)成果、研究成果予以獎勵。

第三十七條：對于違反《中華人民共和國檔案法》的行為，應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》規(guī)定的程序和處理方法予以處罰，并按有關(guān)規(guī)定建立備案制度。

第九章 附則

第三十八條：本辦法適用于醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院。

第三十九條：附屬醫(yī)院根據(jù)本辦法可制訂實施細(xì)則。

第四十條：本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

                                                          2006年修訂