一、部門立卷的歷史：

1. 部門立卷是在1956年國務院《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》中提出來的（“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”），1988年1月1日開始實施的《中華人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。”使我國的歸檔制度以法律的形式固定下來。因此，文件立卷歸檔是作為文書部門的主要任務，它既是文書工作的終結(jié)，也是檔案工作的起點。

   2. 我校的部門立卷制度早已執(zhí)行，在我館晉升國家一級時，部門立卷制度就作為一項重點項目進行了檢查。

二、部門立卷制度的涵義、優(yōu)點：

   1. 涵義：就是由各職能部門的兼職檔案員在每年歸檔時，把本部門形成的文件進行分類、確定保管期限、組卷、擬寫案卷標題、完成案卷卷內(nèi)目錄的輸入，并到檔案館辦理移交手續(xù)的全過程。

2. 優(yōu)點：

(1)可以發(fā)揮文書部門或業(yè)務部門熟悉文件的形成與辦理過程的優(yōu)點，提高案卷的質(zhì)量和立卷工作的效率；

(2)容易把分散保存在各個人手中的文件材料收集齊全，便于堵塞遺失文件的漏洞，有利于維護文件材料的完整性；

(3)可以使兼職檔案員熟悉歸檔工作，不斷提高自身的工作業(yè)務水平；

(4)可以使檔案館業(yè)務指導室的工作重心主要放在案卷質(zhì)量檢查、案卷標題的審定及業(yè)務指導上來。

三、預立卷工作的具體要求和方法：

   1. 編制預立卷類目：

(1)預立卷類目：是在機關(guān)文件形成之前，根據(jù)機關(guān)工作職能、機構(gòu)設置和當年的工作，預計一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制的一個立卷計劃；

(2)預立卷條目是由類和條款組成：

類，就是按問題設類，即按本部門產(chǎn)生的文件按同一內(nèi)容設類，也就是我們平時說的分門別類：文件材料的分類是將針對同一問題或某次會議的全部材料分為一類，如任免的材料歸為一類，黨代會、職代會的全部材料歸為一類，其中包括上級針對同一問題的批復、本校的報告、通知、批復等文件材料，要強調(diào)的一點是：必須將上級部門的指示性、批復性文件同這部分材料放在一起。在分類時要注意保持文件之間的聯(lián)系，即根據(jù)機關(guān)工作中文件形成的規(guī)律，來保持文件之間的歷史聯(lián)系，能夠反映機關(guān)工作的程序，反映本部門各項工作活動的歷史面貌，反映各項工作的發(fā)展過程或有關(guān)方針政策的貫徹執(zhí)行情況等。條款，是每個類中所反映的一組文件內(nèi)容的總和，如先進類中就包括評先進的通知、決定以及各單位的推薦材料等；

(3)最后將類與條款進行排列和編號。

平時歸卷：就是兼職檔案員隨時將本部門已辦理完畢的文件材料按照本部門設置的預立卷類目的有關(guān)條款，及時歸入相應的卷夾，堅持做好平時歸卷工作，不僅加強了對文件的日常管理，更有助于文件材料的齊全完整，防止文件散失或堆積，方便部門內(nèi)同志的查找利用，并為本部門立卷歸檔工作奠定了基礎。

四、預立卷工作中需注意的事項：

1. 每年的預立卷條目都應按具體工作計劃進行修訂，以保證文件材料有明確的歸口放置的條目，特別是有些不是常規(guī)性的工作，要有專門的條款；

   2. 當兼職檔案員將文件歸入預立卷夾子時，應注意檢查以下幾點：

(1)領導簽署是否完全，注意簽署用筆是否符合歸檔要求，如不符合要求，則加以改正或提請領導注意；

(2)發(fā)文稿上是否蓋章，如以學校名義發(fā)出的應在文稿紙及正本上加蓋交大醫(yī)學院的章；

(3)文件如有由領導或擬稿人按要求修改的草稿或與正式稿本不致的打印稿，必須同正文同時放置，如草稿同正式稿本完全一致的則可省略；

(4)在預立卷夾子中，發(fā)文應按正式文件（包括文件所有的附件）、發(fā)文稿紙、草稿排列；批復在前，申請（報告）在后；將之一一列開，并在發(fā)文簿上注明歸入了第幾號夾子，以備查找；

(5)如平時需使用文件材料，應及時放回原來的夾子，注意不要使文件流失，造成歸檔時文件的缺失。歸檔時要保證所有文件材料的完整，這個完整包括文件正本、發(fā)文稿、草稿以及所有附件的完整，缺一不可；

(6)文稿紙上必須簽署完整，即擬稿人、核稿人、主辦單位等都必須填完整；

(7)教學檔案需標明**級、**屆或**學期。