照片檔案是以圖文并茂的形式反映醫(yī)學(xué)院各個時期各項重大活動的真實記錄，是醫(yī)學(xué)院檔案重要的、不可或缺的組成部分。因此要加強對照片檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。檔案館應(yīng)指導(dǎo)醫(yī)學(xué)院機關(guān)各職能部門、群眾團體、校刊、信息中心等做好照片檔案的收集和歸檔工作，各部門應(yīng)指定專人負責(zé)，并納入其崗位職責(zé)。

一、照片檔案的歸檔范圍：

1、學(xué)院各類重大會議（黨代會、職代會、婦代會、團代會、學(xué)代會、選舉人大代表等重大會議）產(chǎn)生的照片。

2、學(xué)院院慶、教師節(jié)、藝術(shù)節(jié)，學(xué)院重要紀念日、揭牌儀式活動等方面產(chǎn)生的照片。

3、各級領(lǐng)導(dǎo)接見、前來醫(yī)學(xué)院視察及題詞等活動產(chǎn)生的照片。

4、市級以上代表團、兄弟院校代表團等來醫(yī)學(xué)院活動產(chǎn)生的照片。

5、學(xué)院主要黨政領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物的照片。

6、學(xué)院主辦的大型國際學(xué)術(shù)會議產(chǎn)生的照片。

7、學(xué)院其它具有保存價值的照片。

二、照片檔案的歸檔要求：

隨著數(shù)碼照相機的普及使用，記錄影像的載體也由傳統(tǒng)單一的膠片、紙質(zhì)載體記錄形式，擴充發(fā)展到以記憶棒、計算機硬盤和光盤為載體的記錄形式，使照片檔案的管理和利用工作發(fā)生了很大的變化，因此，對不同照相機拍攝的照片具有不同的歸檔要求。

1、機械照相機拍攝的照片檔案，由底片、照片以及文字說明組成。歸檔時三部分材料一定要齊全完整。

2、數(shù)碼照相機拍攝的照片檔案，由光盤、照片以及文字說明組成。攝制人員要將記憶棒中記錄的圖像信息輸入到計算機硬盤中，并編輯照片的文字說明后，刻錄成光盤。同時，還要將圖像信息打印成紙質(zhì)照片。歸檔時光盤和紙質(zhì)照片一定要齊全完整。

3、拍攝的照片、底片要清晰，底片與照片形象應(yīng)相符。

4、照片反映的內(nèi)容需主題鮮明、突出。

5、照片的文字說明應(yīng)準確、簡要注明照片的拍攝時間、人物及反映的內(nèi)容。

三、照片檔案的歸檔時間：

1、照片檔案可以在每年六月底前隨各部門文書檔案集中歸檔。

2、重大活動照片在活動結(jié)束后應(yīng)及時由專人負責(zé)歸檔。

四、其他：

學(xué)院檔案館負責(zé)統(tǒng)一保管和提供利用照片檔案，并對照片檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與督促。

                   2006年修訂