第一章 總 則

第一條 為了加強醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案的管理，有效地保護和利用檔案，為醫(yī)學(xué)院教育教學(xué)工作的發(fā)展服務(wù)。根據(jù)上海市教委發(fā)布的《上海市普通高等學(xué)校教學(xué)檔案管理規(guī)范》之規(guī)定，結(jié)合醫(yī)學(xué)院實際制訂本細則。

第二條 教學(xué)檔案是教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究活動中直接形成的具有保存價值的文件材料。

第三條 教學(xué)檔案是促進和提高醫(yī)學(xué)院教育管理水平的基礎(chǔ)，是培養(yǎng)人才、進行教育思想、教育改革和教育史研究必不可少的條件。因此，必須遵循上海市普通高校教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)由單位檔案部門集中統(tǒng)一管理的基本原則。進行科學(xué)的管理和保管，維護檔案的完整與安全，積極提供利用。

第二章 檔案的管理

第四條 醫(yī)學(xué)院教學(xué)部門分別為：教務(wù)處、學(xué)生工作部、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院、各臨床醫(yī)學(xué)院、留學(xué)生辦公室、公共衛(wèi)生學(xué)院、研究生分院、繼續(xù)教育學(xué)院。

第五條 醫(yī)學(xué)院檔案館對各教學(xué)部門的歸檔工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。負責(zé)收集、保管教務(wù)處、學(xué)工部、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院、留學(xué)生辦公室、公共衛(wèi)生學(xué)院、研究生分院、繼續(xù)教育學(xué)院在教學(xué)活動中產(chǎn)生的教學(xué)檔案。并為各教學(xué)管理部門提供利用服務(wù)。

第六條 教學(xué)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作是教學(xué)部門職能的組成部分，應(yīng)將其納入本部門的崗位職責(zé)，在教學(xué)管理工作中，要切實做好“四同步”管理：即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收教學(xué)檔案工作。各教學(xué)部門要有分管教學(xué)檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)，并指定專人對教學(xué)檔案進行收集、整理、組卷。

第七條 醫(yī)學(xué)院對各臨床醫(yī)學(xué)院的教學(xué)檔案實行分級管理，其教學(xué)檔案由各附屬教學(xué)醫(yī)院綜合檔案室集中統(tǒng)一保管和提供利用。

第三章 檔案的整理

第八條 保持教學(xué)文件在內(nèi)容上的有機聯(lián)系，避免將不相關(guān)的文件匯集在一起。對文件內(nèi)容不一且數(shù)量極少的一般文件，也可按來源、形成等歷史聯(lián)系進行整理。歸檔文件不得重復(fù)。

第九條 教學(xué)文件應(yīng)按自然年度，教學(xué)學(xué)年或培養(yǎng)周期進行整理。一般不得將不同年度、學(xué)年或培養(yǎng)周期的教學(xué)文件放在一起立卷。但對跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨學(xué)年的會議文件放在會議開幕年立卷。

第十條 卷內(nèi)文件材料的排列原則是，批復(fù)在前，請示在后；正文再前，附件在后；打印稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后。

第十一條 對記載與其案卷內(nèi)容相關(guān)的文字、圖形等符號的頁面，貼附的照片和插頁依次編制頁碼。注意空白的和記載不相關(guān)內(nèi)容的頁面無須編號。

第十二條 凡立卷歸檔案卷，必須按規(guī)定的格式逐項填寫卷內(nèi)目錄，有關(guān)卷內(nèi)文件的情況說明，可填寫在備考表內(nèi)。同時將立卷人（兼職檔案員），檢查人（部門負責(zé)人）的姓名和日期填上，以示盡職。

第四章 檔案的歸檔移交

第十三條 各歸檔部門在教學(xué)活動中形成的綜合性文件，應(yīng)于次年六月底前，及時將紙質(zhì)文件和同版本的電子文件一起向本單位檔案管理部門移交。

有些文件是在教學(xué)年度或培養(yǎng)周期中形成，其內(nèi)容已處理完畢，這些文件應(yīng)在教學(xué)年度或培養(yǎng)周期結(jié)束后的次學(xué)年度寒假前及時歸檔。

第十四條 歸檔的文件材料，要符合公文撰寫和行文程序的規(guī)范化要求。歸檔電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性實行部門負責(zé)制。

第十五條 各立卷部門當(dāng)年辦理完畢的上級機關(guān)來文和本單位的文件材料，應(yīng)由兼職檔案員及時做好部門預(yù)立卷工作，確保文件材料的完整無缺。

第十六條 各部門如屬工作需要可由兼職檔案員向檔案部門借閱本部門歸檔文件，但不允許以工作需要為由不按期歸檔，更不能將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為部門或個人所有。

第十七條 檔案部門對接收來的檔案應(yīng)進行分類、編目、登記、上架、保管、提供利用工作，開展編制檢索工具和參考資料等各項業(yè)務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。

第十八條 檔案管理部門填寫檔案移交單，一式二份，一份交由歸檔部門保管，一份由檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)室存放。

2006年修訂